Cos’è un risponditore automatico?
Un risponditore automatico, detto anche centralinista virtuale, è simile a un sistema di risposta vocale interattiva (IVR), con la differenza che il chiamante seleziona le opzioni con la tastiera del telefono, anziché la voce, dopo frasi che lo invitano a compiere una scelta, come ad esempio “premi 1 per le vendite”.
L'IVR può essere visto come un risponditore virtuale che il call center o il centro di contatto della tua azienda può sfruttare al posto dei servizi di risposta dal vivo. È concepito per migliorare l’esperienza dei clienti nel suo complesso senza i costi necessari per garantire la costante disponibilità di un vero centralinista.
I vantaggi degli operatori IVR per call center e centralini
Gestione efficiente delle telefonate
Una funzionalità quale il risponditore telefonico automatico ti consente di accogliere chi chiama con un saluto automatizzato. Può smistare i chiamanti direttamente ai numeri, agli interni, ai reparti o ai dipendenti opportuni (incluso un team remoto o un ufficio virtuale). Grazie ai servizi dedicati, un risponditore automatico per il tuo centralino ti consente di controllare il volume di telefonate e il flusso di chiamata per assicurare ai clienti un supporto reattivo.
Flessibilità e mobilità
Un software di risponditore telefonico automatico può inoltrare le chiamate a qualsiasi interno, a una linea esterna o direttamente alla segreteria telefonica. Ti consente inoltre di stabilire regole specifiche per gestire le telefonate in entrata di determinati clienti o fornitori in base all’ID del chiamante. Puoi anche mettere a disposizione dei chiamanti una linea dedicata con un saluto personalizzato e un insieme di opzioni, trasformandolo in un ottimo strumento per le promozioni aziendali.
Saluti personalizzabili
Sfrutta il software di risponditore telefonico automatico per dare il benvenuto a chi chiama con un saluto aziendale personalizzato che rispecchi il tuo marchio. Personalizza i saluti in base al periodo dell’anno (come durante le festività), a specifici orari lavorativi oppure alle informazioni per mettersi in contatto con determinati dipendenti o interni di un reparto. Offri opzioni multilingue e informazioni sulle eventuali altre filiali per aiutare chi chiama a fare la scelta più appropriata.
Nessun costo aggiuntivo
Il risponditore automatico è una funzionalità inclusa nella soluzione PBX basata sul cloud di GoToConnect per soddisfare tutte le esigenze comunicative della tua azienda. Non è previsto alcun costo aggiuntivo per sfruttarla insieme a tutte le altre funzionalità offerte da GoToConnect per servizi di call center, incluso telefonate in uscita, segreteria telefonica, inoltro di chiamata e altro ancora.
Perché scegliere GoToConnect?
Completo
Scalabile
Affidabile
Risponditori automatici illimitati
Se dietro il numero principale della tua azienda vi sono diverse opzioni, il risponditore telefonico IVR è una funzionalità in grado di garantirne la disponibilità. Un risponditore automatico per il centralino può accogliere chi chiama con un saluto, prima di elencare le opzioni per ascoltare la rubrica, per chiamare qualcuno componendone l’interno oppure per mettersi in contatto con i vari reparti.
Puoi usare più risponditori telefonici automatici in sequenza per accogliere i chiamanti una volta raggiunto l’interno o il reparto desiderato. Ad esempio, chi chiama potrebbe selezionare l’ufficio contabilità con il risponditore automatico principale per poi passare a quello successivo e ascoltare le altre opzioni per mettersi in contatto con un dipendente specifico in base al tipo di account.
Editor visivo del piano di chiamata
Risposta automatica e smistamento delle telefonate
Lo smistamento delle telefonate garantisce a tutte le chiamate di raggiungere l’endpoint corretto. Questa funzionalità è nota anche come piano di chiamata perché offre un editor visivo dedicato, ovvero una mappa di tutti i percorsi di chiamata aziendali.
Puoi impostare la tua linea aziendale affinché risponda automaticamente alle chiamate dopo uno squillo, prima di instradarle verso un risponditore telefonico automatico. Controlla le opzioni che metti a disposizione e struttura la migliore esperienza clienti possibile. Insieme al risponditore automatic, puoi usare anche la funzionalità trovami/seguimi per instradare le chiamate in arrivo verso più telefoni in un ordine specifico.
Altre funzionalità
Smistamento delle chiamate
Consenti alle chiamate di raggiungere l’endpoint corretto.
Segreteria telefonica virtuale
Ascolta i messaggi in segreteria da ovunque: Internet, dispositivi mobili o linee esterne.
Trasferimento di chiamata
Trasferisci i chiamanti alla persona più appropriata senza rischiare di perderli.
Gestione delle telefonate in entrata
Chiamate VoIP
Tutti i dipendenti possono rispondere a una telefonata, metterla in attesa o lasciare che risponda qualcun altro.
Avviso di chiamata
Ricevi un avviso quando arriva un’altra chiamata mentre sei già impegnato in una conversazione.
Domande frequenti.
- La sottoscrizione di GoToConnect include il risponditore automatico?
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Sì, il risponditore telefonico automatico è una funzionalità inclusa nella licenza senza costi aggiuntivi.
- Posso registrare dei clip audio personali da usare con i risponditori telefonici automatici?
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Sì, puoi facilmente registrare e configurare clip audio di alta qualità usando il tuo sistema telefonico aziendale oppure uno smartphone, un portatile o qualsiasi altro dispositivo che abbia accesso al portale di GoToConnect. In questo modo, hai la possibilità di ricorrere alla voce reale di un tuo dipendente oppure a un servizio di registrazione.
- Che succede se un risponditore telefonico automatico non fornisce l’opzione per raggiungere il reparto desiderato?
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Dal momento che le opzioni di menu dei risponditori automatici sono illimitate e personalizzabili, puoi aggiungere un’opzione per raggiungere ciascun numero di telefono del reparto in questione. Le destinazioni di chiamata possono includere qualsiasi interno, coda di chiamata, segreteria telefonica o piano di chiamata. Le opzioni possono variare in base a una pianificazione prestabilita, che include fattori quali gli orari di ufficio o i giorni festivi, nonché comprendere sottomenu che fanno parte del tuo sistema di menu.
- Cosa può fare un cliente se non sente subito tutte le opzioni fornite dal risponditore automatico che risponde alla chiamata?
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Il cliente che ha chiamato può riascoltare le opzioni fornite dal risponditore automatico del tuo servizio di risposta se non le ha sentite tutte.
- Quante opzioni può fornire un risponditore automatico?
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La nostra soluzione con centralinisti virtuali include un numero illimitato di opzioni per il tuo sistema di risposta automatica, incluso l’elenco telefonico, la capacità di velocizzare le chiamate importanti nonché ulteriori sottomenu per il tuo sistema telefonico aziendale. Puoi personalizzare tutte le opzioni relative al tuo risponditore telefonico automatico tramite un software basato su cloud.
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