Qu’est-ce qu’un répondeur vocal automatique ?
Les répondeurs vocaux automatiques, aussi appelés standardistes virtuels, sont identiques aux systèmes de serveurs vocaux interactifs (SVI) à la différence que les appelants se servent de leurs claviers plutôt que de leurs voix pour choisir les options. Par exemple, ils entendront des options telles que « pour le département commercial taper 1 »
Vous pouvez considérer ces services de répondeur interactif pour votre entreprise comme un centre d’appels ou centre de contacts à la place de standardistes humains. Ce service est conçu pour améliorer l’expérience client globale sans le coût de recrutement de standardistes pour être opérationnel 24 heures sur 24, 7 jours sur 7.
Les avantages des serveurs vocaux interactifs
Gestion d’appels efficace
Une fonctionnalité de serveur vocal interactif vous permet de saluer les appelants avec un message d’accueil automatique. Elle achemine aussi les appelants directement vers des employés, départements, numéros de postes internes, ou téléphones spécifiques (y compris une équipe à distance ou un bureau virtuel). Vous pouvez contrôler le volume et le flux d’appels avec les standards téléphoniques virtuels pour garantir une assistance client réactive.
Flexibilité et mobilité
Votre standard téléphonique automatique peut renvoyer les appels vers tous les postes internes, une ligne extérieure ou directement vers une messagerie vocale. Vous pouvez aussi définir des règles de traitement pour certains appels entrants basées sur des informations d’identification de l’appelant spécifiques, pour traiter les appels de certains clients ou fournisseurs. Il s’agit aussi d’une façon performante pour organiser des promotions pour votre entreprise ; à l’aide d’un numéro d’appel entrant proposant un message d’accueil et un ensemble d’options personnalisés.
Accueil téléphonique personnalisé
Utilisez le service de réponse vocale interactive pour saluer les appelants avec un message d’accueil personnalisé qui reflète votre marque. Utilisez le service de messagerie d’accueil téléphonique personnalisé pour marquer les moments importants de l’année (comme les périodes de fêtes), pour partager vos horaires d’ouverture ou des informations sur le meilleur moyen de contacter certains employés ou postes internes dans les départements de l’entreprise. Proposez ce service en différentes langues et dans les différentes localisations géographiques de votre entreprise pour aider vos appelants à faire les bons choix.
Sans surcoût
Le serveur vocal interactif est inclus dans la solution PBX basée dans le cloud GoToConnect pour tous vos besoins en matière de communication professionnelle. Il n’y a pas de surcoût en plus des autres fonctionnalités offertes par GoToConnect pour les services de centre d’appels, y compris les appels sortants, la messagerie vocale, le renvoi d’appels et plus encore.
Pourquoi choisir GoToConnect ?
Solution complète
Évolutive
Fiable
Nombre illimité de serveurs vocaux interactifs
Si votre numéro de téléphone principal comporte de nombreuses options, la fonctionnalité de répondeur vocal automatique permet de toutes les gérer. Un premier serveur vocal interactif accueille les appelants, leur permet de faire le choix d’écouter l’annuaire de l’entreprise, de numéroter par poste interne, ou d’être mis en relation avec différents départements.
Utilisez les autres serveurs vocaux interactifs pour accueillir l’appelant une fois que celui-ci a été mis en relation avec le poste interne ou le département sélectionné. Par exemple, un appelant peut sélectionner le département facturation au niveau du répondeur vocal automatique principal, et écouter toutes les options présentant les différents individus ou types de compte au niveau du prochain répondeur vocal.
Éditeur de plan de numérotation visuel
Réponses et acheminements d’appels automatiques
Avec l’acheminement des appels, chaque appel aboutit au bon endroit. Cette fonctionnalité est également appelée plan de numérotation, car elle fournit un éditeur de plan de numérotation visuel ainsi qu’une arborescence de tous les chemins d’appel au sein de l’entreprise.
Vous pouvez paramétrer votre ligne entreprise pour décrocher à la première sonnerie et ensuite acheminer les appels vers un serveur vocal interactif. Contrôlez les options que vous proposez et concevez l’expérience client la plus satisfaisante. Au cours de l’étape de réponse vocale interactive, vous pouvez utiliser la fonctionnalité Trouvez-moi et suivez-moi pour acheminer les appels entrants vers plusieurs téléphones en une séquence spécifique.
Autres fonctionnalités
Acheminement des appels
Acheminez les appels jusqu’au bon terminal.
Messagerie vocale virtuelle
Écoutez vos messages vocaux de partout, via Internet, sur appareil mobile ou depuis une ligne externe.
Transfert d’appels
Transférez un appel vers le bon interlocuteur sans perdre l’appelant.
Traitement des appels entrants
Appels en VoIP
Tous les employés peuvent répondre à un appel, le mettre en attente ou faire en sorte que quelqu’un d’autre décroche.
Deuxième appel
Vous êtes notifié quand un deuxième appel arrive pendant un appel en cours.
Questions fréquentes
- Les répondeurs vocaux sont-ils inclus dans ma version GoToConnect ?
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Oui, la fonctionnalité de réponse vocale interactive est inclue dans votre licence sans surcoût.
- Puis-je enregistrer mes propres clips audio sur mes répondeurs vocaux automatiques ?
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Oui, des clips audio de haute qualité sont faciles à configurer et enregistrer en utilisant votre système de téléphonie d’entreprise ainsi que votre propre téléphone, ordinateur portable ou tout autre appareil dans le portail GoToConnect. Vous avez ainsi le choix d’utiliser une personne de votre entreprise ou un service d’enregistrement.
- Comment procéder si un standard téléphonique automatique ne propose pas l’option d’une mise en relation avec le département sélectionné ?
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Les options du menu du répondeur vocal automatique sont illimitées et personnalisables, vous pouvez donc ajouter le département demandé comme une option pour chaque numéro. Les appels veut être acheminés vers des postes internes, des messageries vocales, des files d’attente ou le plan de numérotation. Les options peuvent varier en fonction d’un planning prédéfini, qui inclut des facteurs tels que les horaires d’ouvertures pendant les jours ouvrés ou les jours fériés, ainsi que des sous-menus dans votre système de menu.
- Comment un client peut-il éviter d’écouter toutes les options du répondeur vocal automatique lors de son premier appel ?
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Les clients qui passent des appels entrants peuvent juste réécouter les options proposées par le répondeur vocal automatique s’ils ne souhaitent pas écouter toutes les options de votre standard téléphonique automatique.
- Combien d’options peuvent être proposées par un serveur vocal interactif ?
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Notre solution de standard téléphonique virtuel est fournie avec un nombre illimité d’options pour votre système de répondeur vocal automatique, y compris un annuaire de noms, la possibilité de traiter rapidement les appels importants, et d’autres sous-menus pour votre système de téléphonie d’entreprise.
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