Talvez você esteja organizando uma videoconferência pela primeira vez. Ou talvez esteja se perguntando por que a última reunião que conduziu não pareceu alcançar nenhum resultado. De qualquer forma, você está no lugar certo.
Nossa lista com oito dicas e práticas recomendadas para videoconferências ajudará você a preparar sua próxima reunião on-line para que ela ocorra sem problemas e seja bem-sucedida. E o melhor de tudo: você não vai deixar colegas irritados pensando que acabou de desperdiçar 60 minutos da vida deles.
Essas práticas recomendadas para videoconferências refletem a experiência conquistada ao longo do tempo por milhares de clientes da GoTo que dominaram a arte de conduzir reuniões on-line produtivas. Eles sabem o que fazer antes, durante e depois de uma videoconferência bem-sucedida.
Reserve alguns minutos e aprenda com a experiência deles.
ANTES
Apenas 1 local Estabeleça um objetivo e uma agenda
Não tente navegar em sua videoconferência sem um roteiro. Você acabará se perdendo e levará todos com você.
Anote o que deve acontecer até o final da videoconferência. Sua equipe precisa de ordens claras para a próxima fase de um projeto? Você precisa de todos os fatos relevantes para um relatório de status para a diretoria? Certifique-se de que seu objetivo seja claro, específico e atingível.
Em seguida, comece a criar uma agenda. A estratégia clássica de definição de metas é visualizar o resultado desejado e trabalhar de trás para frente. Quais etapas precisam acontecer, e em que ordem, para você chegar ao seu destino? Esses estágios são os itens da sua agenda.
2. Atribua funções e compartilhe expectativas
Não há nada pior do que ficar preso em uma videoconferência em que você sente que nem deveria estar e que tudo poderia ter sido resolvido com uma troca de e-mails.
Essa situação não acontecerá se todos os participantes da videoconferência tiverem uma função para cumprir. Digamos que você esteja em uma reunião para confirmar que todos da sua equipe saibam como usar um novo recurso do seu pacote de software de produtividade. Alguém precisa fazer uma demonstração do software ao vivo durante a reunião. Não deixe essa tarefa ao acaso. Certifique-se de atribuir esse trabalho a alguém de confiança (e tenha uma pessoa de reserva caso a primeira opção não possa comparecer à reunião).
No anúncio da reunião, dê a todos uma expectativa clara de seus objetivos, sua pauta e as funções que eles deverão desempenhar. Se precisar que eles estudem uma declaração de política antes da reunião, certifique-se de que eles tenham acesso a ela.
3. Estabeleça protocolos para a reunião
Uma videoconferência exige uma estrutura bem definida. Por exemplo, é possível que você precise de uma introdução que declare seus objetivos, funções e expectativas, seguida de um tempo para discussão, uma sessão de perguntas e respostas, e um encerramento.
Talvez você esteja entrevistando um especialista no assunto em sua videoconferência. Seu protocolo incluiria coletar perguntas a serem feitas e definir quem fará cada uma delas.
O recomendado é designar alguém para fazer anotações ou gravar a reunião para transcrição posterior. Você pode decidir aqui se as pessoas terão permissão para verificar seus telefones e responder a mensagens durante a reunião.
4 Teste a tecnologia da sua videoconferência
Reserve um tempo para descobrir como o software de videoconferência funciona. Você precisa saber como trazer as pessoas para a reunião e como silenciar os microfones, se necessário. Há recursos de visualização ao vivo disponíveis, como desenho e destaques? Familiarize-se com esses recursos para animar a reunião.
Certifique-se de saber como compartilhar a tela, anexar documentos e usar a função de bate-papo. Se estiver usando um laptop, smartphone ou outro dispositivo para reuniões móveis, carregue a bateria completamente.
DURANTE
5. Tenha a aparência de um líder
O vídeo ao vivo é o centro de uma videoconferência, portanto, você precisa ter uma aparência elegante e profissional para a reunião. Certifique-se de que você sabe o que as pessoas veem atrás de você quando sua webcam está ligada. Sempre pense em causar uma boa impressão.
Talvez você prefira um plano de fundo digital por motivos de segurança. Apenas certifique-se de que seu plano de fundo não distraia ninguém. Um plano de fundo que atrapalhe a conversa pode atrasar o andamento da sua reunião.
Algumas pessoas preferem entrar na reunião com a câmera desligada — seja por motivos de privacidade ou para reduzir a carga da largura de banda da conexão. Essas pessoas devem ser acomodadas.
6. Assuma o controle da reunião
Mantenha a calma e demonstre confiança. Fale com cuidado, em um ritmo moderado. Tente não acelerar os itens da sua pauta.
Confirme se todos cumprem as funções atribuídas e se você atingiu todos os pontos da pauta. Se houver uma sessão de perguntas e respostas, não deixe ninguém de fora.
Talvez a parte mais difícil de uma reunião seja evitar que ela seja prejudicada por distrações ou por participantes prolixos. Sempre tente direcionar a conversa para seus objetivos e pauta.
7. Faça um registro e observe o relógio
Sim, as pessoas ainda fazem anotações em videoconferências. Mas você pode descobrir que é mais fácil gravar sua reunião e criar uma transcrição automatizada gerada por IA. A transcrição pode não ser 100% precisa, mas a IA deve ser inteligente o suficiente para capturar os detalhes mais importantes.
Certifique-se de anunciar que a reunião está sendo gravada (ter permissão das pessoas para gravar é necessário por lei em alguns estados dos EUA).
Por fim, fique de olho no relógio e certifique-se de terminar as coisas no tempo previsto.
DEPOIS
7. Acompanhamento
Faça questão de entrar em contato com os participantes da videoconferência alguns dias depois para confirmar que eles estão progredindo de acordo com a meta que inspirou a reunião. Se a videoconferência incluiu as próximas etapas, inclua elas também nas mensagens de acompanhamento.
E não se esqueça de que algumas pessoas não poderão comparecer à reunião. Seu acompanhamento colocará essas pessoas a par de tudo o que foi realizado na reunião.
Se quiser baixar uma lista de dicas e práticas recomendadas de videoconferência, consulte o checklist de organizador e apresentador de reuniões da GoTo.