Forse stai organizzando una videoconferenza per la prima volta. O forse ti stai chiedendo perché l’ultima conferenza che hai tenuto non sembra aver portato a nulla. In ogni caso, sei nel posto giusto.
Il nostro elenco di otto consigli e migliori pratiche per le videoconferenze ti aiuterà a garantire che la tua prossima riunione online si svolga senza intoppi e realizzi i tuoi obiettivi. Ma soprattutto, non farai irritare i tuoi colleghi perché hai appena fatto sprecare loro 60 minuti della loro vita.
Queste pratiche per le videoconferenze riflettono la saggezza acquisita duramente da migliaia di clienti GoTo, che hanno imparato a padroneggiare l’arte di organizzare riunioni online produttive. Sanno cosa fare prima, durante e dopo una videoconferenza di successo.
Prenditi qualche minuto e impara dalla loro esperienza.
PRIMA
Passaggio 1. Stabilisci un obiettivo e un ordine del giorno
Non cercare di andare a braccio durante la conferenza. Perderai l’orientamento e trascinerai tutti con te.
Scrivi cosa deve succedere entro la fine della videoconferenza. Il tuo team ha bisogno di ricevere indicazioni chiare per la fase successiva di un progetto? Hai bisogno di tutte le informazioni rilevanti per un rapporto di stato da presentare alla direzione? Assicurati che il tuo obiettivo sia chiaro, specifico e raggiungibile.
Quindi, inizia a creare un ordine del giorno. La classica strategia di definizione degli obiettivi consiste nell’immaginare il risultato desiderato e lavorare a ritroso. Quali passi devono essere compiuti e in quale ordine per arrivare a destinazione? Queste fasi sono i punti dell’ordine del giorno.
Passaggio 2. Assegna i ruoli e condividi le tue aspettative
Non c’è niente di peggio che restare bloccati in una videoconferenza in cui ti chiedi perché sei lì, quando sarebbe bastato uno scambio di e-mail.
Questo non accade se tutti i partecipanti alla videoconferenza hanno un compito da svolgere. Immaginiamo che il tuo team sia in riunione per assicurarsi che tutti i membri sappiano come usare una nuova funzionalità del pacchetto di software per la produttività. Qualcuno deve mostrare una demo dal vivo del software durante la riunione. Non lasciare questo incarico al caso. Assicurati di assegnarlo a qualcuno di cui ti fidi, e di avere una persona di riserva se la tua prima scelta non può partecipare alla riunione.
Quando annunci la riunione, fornisci a tutti una chiara aspettativa degli obiettivi, dell’ordine del giorno e dei ruoli che dovranno svolgere. Se hai bisogno che studino una politica aziendale prima della riunione, assicurati che abbiano accesso alla dichiarazione.
Passaggio 3. Stabilisci i protocolli della riunione
Una videoconferenza richiede una struttura ben definita. Probabilmente, sarà necessaria un’introduzione che indichi gli obiettivi, i ruoli e le aspettative, seguita da un momento di discussione, una sessione di domande e risposte e una conclusione.
Potresti trovarti, ad esempio, a intervistare un esperto durante una videoconferenza. In questo caso, il protocollo prevede di raccogliere in anticipo le domande e stabilire chi le farà.
Dovresti incaricare qualcuno di prendere appunti o di registrare la riunione per poterla trascrivere in seguito. Potresti anche decidere se le persone possono controllare i telefoni e rispondere ai messaggi durante la riunione.
4 Metti alla prova la tecnologia di videoconferenza
Riserva del tempo per capire come funziona il tuo software di videoconferenza. Devi sapere come aggiungere le persone alla riunione e come disattivare i loro microfoni, se necessario. Esistono funzioni di visualizzazione dal vivo, ad esempio per disegnare o evidenziare? Impara a conoscerle per ravvivare la riunione.
Assicurati di saper condividere lo schermo, allegare documenti e utilizzare la funzione di chat. Se utilizzi un computer portatile, uno smartphone o un altro dispositivo per le riunioni in mobilità, ricarica completamente la batteria.
DURANTE
5° Vesti i panni del leader
Il video in diretta è il cuore di una videoconferenza, quindi devi avere un aspetto curato e professionale durante la riunione. Assicurati di sapere cosa vedono le persone alle tue spalle quando hai la webcam accesa. Pensa sempre a fare una buona impressione.
Potresti preferire uno sfondo digitale per motivi di sicurezza. Assicurati solo che non sia fonte di distrazione. Uno sfondo che dà spunti di conversazione potrebbe bloccare i progressi della riunione.
Alcune persone preferiscono entrare nella riunione con la telecamera spenta, per privacy o per ridurre il carico di banda sulla loro connessione. Queste esigenze dovrebbero essere accolte.
6° Prendi in mano le redini della riunione
Mantieni la calma e trasmetti fiducia. Parla con attenzione, a un ritmo misurato. Cerca di non scorrere velocemente i punti all’ordine del giorno.
Verifica che tutti svolgano i ruoli assegnati e che vengano rispettati tutti i punti in programma. Se è prevista una sessione di domande e risposte, non ignorare nessuno.
Probabilmente, la parte più difficile di una riunione è evitare che vada fuori tema a causa di distrazioni o di contributi troppo lunghi. Cerca sempre di riportare la conversazione sugli obiettivi e sull’ordine del giorno.
7. Registra e controlla l’orologio
Sì, le persone prendono ancora appunti durante le videoconferenze. Ma potresti trovare più semplice registrare la riunione e creare una trascrizione automatica della tua riunione generata dall’IA. La trascrizione potrebbe non essere accurata al 100% da cima a fondo, ma l’IA dovrebbe essere abbastanza intelligente da acquisire i dettagli più importanti.
Assicurati di avvisare che la riunione verrà registrata. A volte, è necessario ottenere l’autorizzazione dei partecipanti alla registrazione, ad esempio in alcuni stati degli Stati Uniti.
Infine, tieni d’occhio l’orologio e assicurati di concludere entro il tempo stabilito.
DOPO
7. Mantieni i contatti
Contatta i partecipanti alla videoconferenza qualche giorno dopo per assicurarti che stiano facendo progressi verso l’obiettivo che ha ispirato la riunione. Se la videoconferenza prevedeva dei passi successivi, includili nei messaggi di follow-up.
E non dimenticare che alcune persone non riusciranno a partecipare. Il tuo follow-up li metterà al corrente di tutto ciò che è stato fatto durante la riunione.
Se vuoi scaricare un elenco di suggerimenti e migliori pratiche per le videoconferenze, dai un’occhiata alla checklist per organizzatori e relatori di GoTo.