C'est peut-être la première fois que vous organisez une visioconférence. Ou peut-être vous demandez-vous pourquoi la dernière conférence que vous avez organisée n'a pas semblé aboutir à quoi que ce soit. Dans tous les cas, vous êtes au bon endroit.
Notre liste de huit conseils et bonnes pratiques en matière de visioconférence vous aidera à garantir le bon déroulement de votre prochaine réunion en ligne et à atteindre vos objectifs. Et surtout, vous ne laisserez pas vos collègues furieux de leur avoir fait perdre 60 minutes de leur vie.
Ces bonnes pratiques en matière de visioconférence reflètent l'expérience acquise à grand-peine par des milliers de clients GoTo qui ont maîtrisé l'art d'organiser des réunions en ligne productives. Ils savent ce qu'il faut faire avant, pendant et après une visioconférence réussie.
Prenez quelques minutes pour vous inspirer de leur expérience.
AVANT
Un seul site Fixez un objectif et établissez un ordre du jour
N'essayez pas de mener votre visioconférence sans plan feuille de route. Vous allez simplement vous perdre et entraîner tout le monde avec vous.
Notez ce dont vous voulez parler avant la fin de la visioconférence. Votre équipe a-t-elle besoin d'instructions claires pour la prochaine phase d'un projet ? Avez-vous besoin de toutes les informations pertinentes pour établir un rapport de situation à l'intention de la direction générale ? Veillez à ce que votre objectif soit clair, précis et réalisable.
Ensuite, commencez à établir un ordre du jour. La stratégie classique pour fixer des objectifs consiste à imaginer le résultat souhaité et à travailler à rebours. Quelles sont les étapes à suivre, dans quel ordre, pour arriver à destination ? Ces étapes constituent les points à l'ordre du jour.
#2 Affectez des rôles et précisez les attentes
Il n'y a rien de pire que d'être coincé dans une visioconférence alors que vous avez l'impression que vous n'avez rien à y faire et que tout aurait pu être réglé par un simple échange d'e-mails.
Ça n'arrivera pas si tout le monde a un rôle à jouer dans la visioconférence. Imaginons que vous organisiez une réunion pour vous assurer que tous les membres de votre équipe savent comment utiliser une nouvelle fonctionnalité de votre logiciel de productivité. Quelqu'un doit faire une démonstration du logiciel en direct pendant la réunion. Ne confiez pas cette tâche au hasard. Assurez-vous de confier cette tâche à une personne de confiance (et prévoyez une personne de remplacement au cas où votre premier choix ne pourrait pas assister à la réunion).
Lorsque vous annoncez une réunion, donnez à chacun une idée claire de vos objectifs, de votre ordre du jour et des rôles qu'ils seront amenés à jouer. Si vous souhaitez qu'ils étudient une déclaration de politique avant la réunion, assurez-vous qu'ils y ont accès.
#3 Spécifiez les règles de la réunion
Une visioconférence nécessite une structure bien définie. Par exemple, vous aurez probablement besoin d'une introduction qui présente vos objectifs, vos rôles et vos attentes, suivie d'un temps de discussion, d'une séance de questions-réponses et d'une conclusion.
Peut-être allez-vous vous entretenir avec un expert en la matière lors de votre visioconférence. Le protocole consisterait à rassembler les questions à poser et à déterminer qui les posera.
Quelqu'un devrait être désigné pour prendre des notes ou enregistrer la réunion afin de la retranscrire ultérieurement. Vous pouvez décider ici si les participants seront autorisés à consulter leur téléphone et à répondre à leurs messages pendant la réunion.
4 Testez votre technologie de visioconférence
Prenez le temps de comprendre comment fonctionne votre logiciel de visioconférence. Vous devrez savoir comment faire participer les gens à la réunion et comment couper leur micro si nécessaire. Existe-t-il des fonctionnalités de visualisation en direct telles que le dessin et la mise en surbrillance ? Apprenez à les connaître afin d'animer votre réunion.
Assurez-vous de savoir comment partager votre écran, joindre des documents et utiliser la fonction de chat. Si vous utilisez un ordinateur portable, un smartphone ou tout autre appareil pour des réunions mobiles, veillez à ce que la batterie soit complètement chargée.
PENDANT
#5 Ayez l'air d'un leader
La vidéo en direct est au cœur d'une visioconférence, vous devez donc avoir une apparence soignée et professionnelle pour la réunion. Assurez-vous de savoir ce que les gens voient derrière vous lorsque votre webcam est allumée. Pensez toujours à faire bonne impression.
Vous préférez peut-être utiliser un fond numérique pour des raisons de sécurité. Veillez simplement à ce que le vôtre ne soit pas distrayant. Un arrière-plan qui attire l'attention peut ralentir le déroulement de votre réunion.
Certaines personnes préfèrent participer à la réunion avec leur caméra éteinte, soit pour des raisons de confidentialité, soit pour réduire la charge de bande passante sur leur connexion. Ils doivent être pris en compte.
#6 Prendre en charge la réunion
Restez calme et rayonnez de confiance. Parlez calmement, en prenant votre temps. Essayez de ne pas passer trop rapidement d'un point à l'autre de votre ordre du jour.
Vérifiez que chacun remplit bien le rôle qui lui a été attribué et que vous avez abordé tous les points à l'ordre du jour. En cas de séance de questions-réponses, n'excluez personne.
Le plus difficile dans une réunion est peut-être d'éviter qu'elle ne soit perturbée par des distractions ou des intervenants trop bavards. Essayez toujours de ramener la conversation vers vos objectifs et votre programme.
7. Enregistrez et surveillez l'heure
Oui, certaines personnes prennent encore des notes pendant les visioconférences. Mais vous trouverez peut-être qu'il est plus facile d'enregistrer votre réunion et de créer une transcription automatisée, générée par l'IA, de votre réunion. La transcription ne sera peut-être pas exacte à 100 %, mais l'IA devrait être suffisamment intelligente pour saisir les détails les plus importants.
Veillez à informer les participants que la réunion est enregistrée (la loi américaine exige d'obtenir leur autorisation préalable).
Enfin, gardez un œil sur l'horloge et veillez à terminer dans le temps imparti.
APRÈS
7. Effectuez un suivi
Prenez soin de contacter les participants à votre visioconférence quelques jours plus tard afin de vérifier qu'ils progressent vers l'objectif qui a motivé la réunion. Si la visioconférence portait sur les prochaines étapes, mentionnez-les dans vos messages de suivi.
Et n'oubliez pas que certaines personnes ne pourront pas assister à la réunion. Votre suivi leur permettra de se tenir au courant de tout ce qui a été accompli lors de la réunion.
Si vous souhaitez obtenir une liste téléchargeable de conseils et de bonnes pratiques en matière de visioconférence, consultez la check-list pour les organisateurs et les présentateurs de réunions GoTo Meeting.