Quizá es la primera vez que organiza una videoconferencia. O quizá se esté preguntando por qué la última conferencia que dirigió no pareció conseguir nada. En cualquier caso, está en el lugar adecuado.
Nuestra lista de ocho consejos y buenas prácticas para videoconferencias le ayudará a garantizar que su próxima reunión en línea se desarrolle sin problemas y consiga sus objetivos. Lo mejor de todo es que no dejará a sus compañeros echando humo por haberles hecho perder 60 minutos de su vida.
Estas prácticas recomendadas para videoconferencias reflejan la sabiduría adquirida con esfuerzo por miles de clientes de GoTo que dominan el arte de organizar reuniones en línea productivas. Saben qué hacer antes, durante y después de una videoconferencia satisfactoria.
Tómese unos minutos y aprenda de su experiencia.
ANTES
Paso 1. Establezca un objetivo y un orden del día
No intente navegar por su videoconferencia sin una hoja de ruta. Se perderá y se llevará a todos consigo.
Anote lo que debe ocurrir antes de que termine la videoconferencia. ¿Su equipo necesita órdenes de marcha claras para la siguiente fase de un proyecto? ¿Necesita todos los datos relevantes para un informe de estado a la alta dirección? Asegúrese de que su objetivo es claro, específico y alcanzable.
A continuación, empiece a crear una agenda. La estrategia clásica para fijar objetivos consiste en imaginar el resultado deseado y trabajar hacia atrás. ¿Qué pasos hay que dar, en qué orden, para llegar al destino? Estas etapas son los puntos de su agenda.
Paso 2. Asigne funciones y comparta expectativas
No hay nada peor que quedarse atascado en una videoconferencia en la que siente que ni siquiera debería estar allí y que todo podría haberse hecho en una ronda de correos electrónicos.
Esto no ocurrirá si todos los participantes en la videoconferencia tienen un trabajo que hacer. Supongamos que se reúne para asegurarse de que todos los miembros de su equipo saben cómo utilizar una nueva función de su paquete de software de productividad. Alguien tiene que hacer una demostración del software en directo durante la reunión. No deje que esta tarea sea cuestión de azar. Asegúrese de asignársela a alguien de confianza (y de tener una persona de reserva por si su primera opción no puede acudir a la reunión).
En el anuncio de la reunión, explique claramente a todos los asistentes los objetivos, el orden del día y las funciones que se espera que desempeñen. Si necesita que estudien una declaración política antes de la reunión, asegúrese de que tengan acceso a ella.
Paso 3. Establezca los protocolos de la reunión
Una videoconferencia requiere una estructura bien definida. Por ejemplo, probablemente necesitará una introducción en la que exponga sus objetivos, funciones y expectativas, seguida de un tiempo para el debate, una sesión de preguntas y respuestas y una recapitulación.
Quizá está entrevistando a un experto en la materia en su videoconferencia. Su protocolo incluiría la recopilación de preguntas a formular y la determinación de quién las hace.
Se le debe asignar a alguien la tarea de tomar notas o de grabar la reunión para transcribirla posteriormente. Aquí puede decidir si se permitirá a los asistentes consultar sus teléfonos y responder mensajes durante la reunión.
04 Audite su tecnología de videoconferencia
Dedique tiempo a averiguar cómo funciona su software de videoconferencia. Tendrá que saber cómo introducir a las personas en la reunión y cómo silenciar sus micrófonos si es necesario. ¿Existen funciones de visualización en directo como dibujar y subrayar? Conózcalos para animar la reunión.
Asegúrese de que sabe compartir pantalla, adjuntar documentos y utilizar la función de chat. Si utiliza un ordenador portátil, un smartphone u otro dispositivo para reuniones móviles, cárguelo completamente.
DURANTE
N.º 5 Aparente ser un líder
El vídeo en directo es el corazón de una videoconferencia, así que tiene que tener un aspecto pulido y profesional para la reunión. Asegúrese de saber lo que la gente ve detrás de usted cuando su webcam está encendida. Piense siempre en causar una buena impresión.
Puede que prefiera un fondo digital por seguridad. En cualquier caso, asegúrese de que el suyo no suponga una distracción. Un fondo de provoque comentarios podría estancar el progreso de la reunión.
Algunas personas prefieren llamar a la reunión con las cámaras apagadas, ya sea por privacidad o para reducir la carga de ancho de banda de su conexión. Hay que darles cabida.
N.º 6 Dirija la reunión
Mantenga la calma y muestre confianza. Hable con cuidado, a un ritmo moderado. Procure no acelerar los puntos del orden del día.
Confirme que todo el mundo desempeña las funciones que le han sido asignadas y que usted aborda todos los puntos del orden del día. Si hay una sesión de preguntas y respuestas, no deje a nadie fuera.
Quizá lo más difícil de una reunión es evitar que las distracciones o las intervenciones interminables hagan que se descarrile. Intente siempre reconducir la conversación hacia sus objetivos y su agenda.
7. Haga un registro y vigile el reloj
Sí, la gente sigue tomando notas en las videoconferencias. Pero puede que te resulte más fácil grabar la reunión y crear una transcripción automatizada generada por IA. Puede que la transcripción no sea 100 % exacta de arriba abajo, pero la IA debe ser lo bastante inteligente como para captar los detalles más importantes.
Asegúrese de anunciar que la reunión está siendo grabada (en algunos países de EE.UU. es obligatorio obtener el permiso de los asistentes para grabarlos).
Por último, no pierda de vista el reloj y asegúrese de terminar en el tiempo asignado.
DESPUÉS
7. Realice un seguimiento
Póngase en contacto con los asistentes a la videoconferencia unos días después para confirmar que están avanzando hacia el objetivo que inspiró la reunión. Si la videoconferencia incluía otros pasos a seguir, inclúyalos en sus mensajes de seguimiento.
Y no olvide que algunas personas no podrán asistir a la reunión. Su seguimiento les pondrá al corriente de todo lo que se haya conseguido en la reunión.
Si desea descargar una lista de consejos y buenas prácticas para videoconferencias, consulte la lista de comprobación para organizadores y presentadores de GoTo Meeting.