Étape 1. Connexion à votre compte
Pour organiser une téléconférence ou une réunion en ligne, vous devez créer un compte GoToMeeting. GoToMeeting propose un essai gratuit de 14 jours pour découvrir le service sans engagement. Une fois titulaire d’un compte, connectez-vous pour accéder à vos options à la page « Mes réunions ».
Étape 5. Renseignements et invitations
Utilisez la page « Mes réunions » pour inviter les participants. Vous pouvez y revenir à tout moment pour modifier les informations ou inviter davantage de participants. Les plug-ins optionnels vous permettent également de programmer vos réunions directement depuis Outlook ou Google Agenda.
Étape 2. Planification de la réunion
Dans la page « Mes réunions » (My Meetings), cliquez sur le bouton « Programmer » dans la section « Planifier une réunion » (Schedule a meeting). Une nouvelle fenêtre s’ouvrira dans votre navigateur. Utilisez les options disponibles pour sélectionner une date et une heure pour la téléconférence. Indiquez s’il s’agit ou non d’une réunion récurrente. Si les participants se trouvent dans différents fuseaux horaires, assurez-vous de choisir pour votre réunion une heure qui convienne à tout le monde. Nous recommandons les jeudis entre midi et 15 h.
Étape 6. Démarrage de la réunion
Si vous souhaitez organiser une réunion spontanée et immédiate, vous pouvez le faire depuis la page « Mes réunions ». Il vous suffit de cliquer sur « Démarrer votre réunion », puis de cliquer sur « Partager » pour envoyer les informations à vos participants. Pour lancer une réunion planifiée, accédez à votre historique de réunions, retrouvez la réunion en question et cliquez sur le bouton « Démarrer ».
Étape 3. Choix des options audio
Depuis la même fenêtre, cliquez sur l’onglet « Audio » pour accéder aux options correspondantes. De là, vous pouvez choisir d’utiliser les options audio intégrées de votre ordinateur, telles qu’un microphone et des enceintes, ou votre propre service de téléconférence. GoToMeeting propose également des options de numéros gratuits longue distance, ainsi que la fonctionnalité Call Me.
Étape 7. Panneau de commande.
Pendant la réunion, vous pouvez accéder à différentes options depuis le panneau de commande situé du côté droit de la fenêtre de votre navigateur. Vous y trouverez également la liste complète des participants à la téléconférence.
Étape 4. Autorisations et mots de passe
Deux autres onglets sont accessibles dans cette fenêtre : « Co-organisateurs » et « Mot de passe ». Depuis l’onglet « Co-organisateurs », vous pouvez donner à un participant les mêmes droits qu’à l’organisateur, pour lui permettre de diriger et contrôler la téléconférence depuis son propre ordinateur. Pour plus de sécurité, vous pouvez définir un mot de passe via l’onglet « Mot de passe » puis transmettre ce mot de passe à vos participants.
Étape 8. Conclusion
Lorsque la téléconférence est terminée, demandez à vos participants s’ils ont des questions ou des préoccupations. Partagez l’enregistrement de la conférence avec tous les participants.
Étape 9. Suivi
Effectuez votre suivi auprès des participants peu de temps après le webinaire, de préférence sous 24 heures. Demandez-leur s’ils ont d’autres questions ou requêtes.
