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Guarda come organizzare una riunione online o configurare una conference call

Con conference call e riunioni online interagisci con i partecipanti in modo facile e efficace. Organizzando una riunione online e raggruppando tutti in un unico spazio digitale, puoi comunicare idee e condividere pensieri con il gruppo in modo efficiente anche a distanza.

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Come avviare una riunione online o una conference call

Le conference call trasformano la comunicazione telefonica tradizionale con i dipendenti e i clienti potenziali e attuali in strumenti efficaci per la tua azienda. Per iniziare a configurare una riunione online o una conference call con GoToMeeting, ti basta seguire questi passaggi:

Fase 1. Accedi al tuo account

Per impostare conference call o riunioni online devi registrare un account su GoToMeeting. GoToMeeting offre una prova gratuita di 14 giorni, così puoi provare il servizio prima di abbonarti. Quando hai creato l'account, accedi per vedere le opzioni nella pagina "Riunioni personali".

Fase 2. Pianifica un orario per la riunione

Nella pagina "Riunioni personali", fai clic sul pulsante "Pianifica" nella sezione "Pianifica una riunione". Si aprirà una nuova finestra del tuo browser. Usa le opzioni disponibili per scegliere una data e un orario per la conference call e decidi se sarà una riunione ricorrente. Se i partecipanti si trovano in fusi orari diversi, assicurati di scegliere un orario adatto a tutti. Ti consigliamo il giovedì tra le 12:00 e le 15:00.

Fase 3. Scegli le opzioni audio

Nella stessa finestra, fai clic sulla scheda "Audio" per accedere a queste opzioni. Da lì puoi scegliere se usare il sistema audio integrato nel computer, come le casse e il microfono o utilizzare il tuo servizio di conference call. GoToMeeting fornisce inoltre numeri interurbani e numeri verdi, nonché la funzionalità Call Me.

Fase 4. Imposta autorizzazioni e password

In questa finestra ci sono altre due schede a cui puoi accedere: "Coorganizzatori" e "Password". La scheda "Coorganizzatori" ti permette di decidere se concedere agli altri partecipanti le stesse autorizzazioni dell'organizzatore, permettendo loro di coordinare e controllare la chiamata dal proprio computer. Se desideri un livello aggiuntivo di sicurezza, puoi impostare una password dalla scheda "Password" e inviare l'informazione ai partecipanti.

Fase 5. Modifica le informazioni e invita i partecipanti

Usa la pagina "Riunioni personali" per invitare i partecipanti. Puoi modificare i dettagli e invitare altri partecipanti anche in un secondo momento. I plug-in facoltativi ti permettono inoltre di pianificare le riunioni direttamente dal calendario di Outlook o da Google Calendar.

Fase 6. Avvia la riunione

Se vuoi organizzare subito una riunione non programmata, puoi avviarla dalla pagina "Riunioni personali". Ti basta fare clic su "Avvia la riunione" e poi su "Condividi" per inviare i dettagli ai partecipanti. Per avviare una riunione programmata, visita l'archivio delle riunioni, trova quella giusta e fai clic sul pulsante "Avvia".

Fase 7. Accedi al tuo pannello di controllo

Durante la riunione puoi accedere a diverse opzioni dal pannello di controllo nella parte destra della finestra del tuo browser. Avrai accesso anche all'elenco completo dei partecipanti alla conference call.

Fase 9. Dopo la conference call

Finita la conference call, assicurati che i partecipanti non abbiano domande o dubbi. Condividi la registrazione con tutti.

Fase 9. Dopo la conference call

Contatta i partecipanti poco dopo il webinar, possibilmente entro 24 ore. Chiedi se hanno altre domande o richieste.

Quali vantaggi offrono le conference call?

Saper organizzare una riunione online con GoToMeeting è solo parte della soluzione. Ecco alcune buone ragioni per utilizzare le conference call per la tua azienda.

Semplifica le tue comunicazioni

Riunire tutti in una singola chiamata non deve essere per forza difficile. Le opzioni di pianificazione e contatto integrate in GoToMeeting riuniscono l'intero team con un solo clic.

Collegati ovunque ti trovi

Il servizio di conference call GoToMeeting è compatibile con qualsiasi Mac o PC fisso o portatile. È inoltre completamente supportato sui dispositivi mobili iOS e Android tramite l'app ufficiale GoToMeeting. Hai quindi l'accesso diretto a opzioni efficaci di conference call, ovunque ti trovi.

Effettua l'integrazione con i tuoi calendari

L'ennesimo programma che ti invia promemoria e cerca di avere la tua attenzione è l'ultima cosa di cui hai bisogno. Grazie ai plug-in di GoToMeeting, puoi pianificare le riunioni e accedervi direttamente dal calendario di Outlook e da Google Calendar.

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Conferenze semplici e chiare con GoToMeeting

GoToMeeting offre una suite di funzionalità per conference call che ti assicura i massimi risultati dalle tue riunioni.

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    Numeri verdi opzionali per oltre 50 Paesi

    Incontra i colleghi del team e i clienti potenziali ed esistenti di tutto il mondo, senza che i partecipanti debbano preoccuparsi dei costi delle chiamate a lunga distanza. GoToMeeting offre numeri verdi per oltre 50 Paesi.

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    Registrazione gratuita delle conference call

    Non lasciare che informazioni e idee importanti passino inosservate. La funzionalità di registrazione di GoToMeeting registra e crea una trascrizione digitale delle tue conferenze, così puoi rivederle, condividerle e conservarne i dettagli per il futuro.

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    Conference call con tocco singolo e condivisione dello schermo

    Quando coordini una conference call, l'ultima cosa di cui hai bisogno sono comandi complicati e confusi. Con GoToMeeting configurare una riunione e condividere lo schermo diventa facile come premere un pulsante.

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    E-mail d'invito personalizzate

    Mostra quanto tieni ai tuoi partecipanti mandando loro inviti via e-mail personalizzati e che rappresentano con efficacia il tuo brand.

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    Videoconferenze di alta qualità

    Quando l'audio da solo non basta più, incorpora video di alta qualità nelle tue conference call, per cogliere tutti gli aspetti non verbali della comunicazione.

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    Pianificazione integrata

    Incorpora GoToMeeting nei calendari che usi già. I plug-in di GoToMeeting per il calendario di Outlook e per Google Calendar ti permettono di avere tutte le attività più importanti che hai pianificato in un unico posto.

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    Applicazioni per dispositivi mobili

    Non costringere i partecipanti a restare in ufficio. Con le app di GoToMeeting per dispositivi mobili iOS e Android, partecipare a conferenze lontano dalla scrivania diventa realtà.

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    Connessioni senza prenotazione

    Includi oltre 500 partecipanti in conference call con solo audio, senza dover pianificare o prenotare capacità di bridge in anticipo con OpenVoice. Organizza conferenze quando ne hai bisogno, anche senza preavviso.

Trova le risposte a tutte le tue domande sulle riunioni

  • Le checklist per la pianificazione sono risorse utili per organizzare riunioni riuscite. Di seguito trovi alcuni elementi che puoi includere:
    • Identifica lo scopo della riunione
    • Stabilisci un ordine del giorno
    • Stila un elenco di partecipanti
    • Determinane il loro ruolo
    • Pianifica una data, un orario e un luogo per la riunione
    • Manda gli inviti alla riunione ai partecipanti principali
  • Ecco alcuni consigli su come iniziare una conference call soddisfacente:
    • Per prima cosa presenta te e le altre persone in linea
    • Indica in breve lo scopo della riunione e arriva rapidamente al punto della chiamata
    • Coordina l'ordine di chi prenderà parola prima della chiamata
    • Guida la discussione mantenendola in tema e bloccando le divagazioni
    • Invia un breve riepilogo dopo la chiamata
  • Se durante una conference call vuoi presentare qualcuno nel modo migliore, segui questi consigli:
    • Menziona brevemente il nome e il ruolo
    • Spiega in poche parole la ragione per cui ha preso parte alla chiamata
    • Indica quando parlerà durante la riunione (se pertinente)
L'etichetta delle conference call prevede di arrivare puntuali, di prestare la massima attenzione ai partecipanti e di non interrompere chi sta parlando. Non arriveresti mai in ritardo a una riunione importante che si svolge di persona, quindi è opportuna la stessa puntualità nelle conference call. Quando non stai parlando, è cortesia silenziare il microfono per evitare rumori di sottofondo o superflui.
Il costo delle conference call è in genere molto contenuto, con prezzi che variano a seconda del numero di utenti e delle funzionalità che ti servono. Le piattaforme per conference call più efficaci offrono generalmente maggiori funzionalità e hanno quindi un costo leggermente più elevato. In generale, un buon servizio di conference call costa tra i 10 e i 35 EUR al mese, a seconda del piano che scegli. Guarda i prezzi di GoToMeeting

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