Vergaderingen onder handbereik

Blijf productief, zelfs als u onderweg bent.

Bekijk hoe u een online meeting host of een telefonische vergadering opzet

Met telefonische en online vergaderingen kunt u eenvoudig en effectief verbinden met deelnemers. Door een online meeting te hosten en mensen samen te brengen in één digitale ruimte, kunt u ideeën en gedachten op een efficiënte manier delen als groep, ongeacht de afstand.

conferencecalloronlinemeeting1jpg

Bekijk hoe u een online meeting of telefonische vergadering opzet

Telefonische vergaderingen veranderen traditionele telefoongesprekken met medewerkers en bestaande en potentiële klanten in krachtige tools. Volg onderstaande stappen als u een online meeting of telefonische vergadering wilt opzetten met GoToMeeting:

Stap 1. Meld u aan bij uw account

Voor het opzetten van telefonische vergaderingen of online meetings heeft u een GoToMeeting-account nodig. GoToMeeting biedt een gratis proefperiode van 14 dagen zodat u alles kunt uitproberen voordat u een abonnement afsluit. Nadat u een account heeft aangemaakt, kunt u zich aanmelden en heeft u op de pagina My Meetings (Mijn vergaderingen) toegang tot de opties.

Stap 2. Plan een tijdstip voor uw vergadering

Op de pagina My Meetings (Mijn vergaderingen) klikt u bij Schedule a meeting (Vergadering plannen) op de knop Schedule (Plannen). Er wordt een nieuw venster geopend in uw browser. Gebruik de beschikbare opties om een datum en tijd te selecteren voor uw telefonische vergadering en bepaal of de vergadering herhaald dient te worden. Als uw deelnemers zich in verschillende tijdzones bevinden, zorg er dan voor dat u een tijdstip kiest dat voor iedereen werkt. Wij raden donderdag om 12.00 of 15.00 uur aan.

Stap 3. Selecteer uw audio-opties

Klik in hetzelfde scherm op het tabblad Audio om de audio-opties te in te stellen. Hier kunt u selecteren of u de audio van uw computer wilt gebruiken, zoals de microfoon en speakers, of dat u uw eigen service voor telefonische vergaderingen gebruikt. GoToMeeting biedt ook opties voor internationaal en gratis inbellen, evenals een Call Me-functie.

Stap 4. Toegangsrechten en wachtwoorden instellen

In dit venster heeft u toegang tot twee tabbladen: Co-organizers (Mede-organisatoren) en Password (Wachtwoord). In het tabblad Co-organizers (Mede-organisatoren) kunt u instellen of alle deelnemers in de vergadering dezelfde toegangsrechten hebben als de host en de vergadering vanaf hun eigen computer kunnen leiden en beheren. En als u een extra beveiligingslaag wilt toevoegen, kunt u een wachtwoord instellen via het tabblad Password (Wachtwoord) en vervolgens de wachtwoordgegevens aan de deelnemers sturen.

Stap 5. Wijzig gegevens en nodig deelnemers uit

Ga naar de pagina My Meetings (Mijn vergaderingen) om deelnemers uit te nodigen. U kunt op elk moment gegevens wijzigen en meer deelnemers uitnodigen. Met optionele plug-ins kunt u vergaderingen direct vanuit Outlook of Google Agenda plannen.

Stap 6. Start de vergadering

Als u direct een spontane vergadering wilt hosten, ga dan naar de pagina My Meetings (Mijn vergaderingen). Klik op Start your meeting (Uw vergadering starten) en klik vervolgens op Share (Delen) om de gegevens naar uw deelnemers te sturen. Als u een geplande vergadering wilt starten, zoekt u de juiste vergadering op in uw vergadergeschiedenis en klikt u op de knop Start.

Stap 7. Toegang tot uw bedieningspaneel

Tijdens uw vergadering heeft u toegang tot allerlei opties via het bedieningspaneel aan de rechterkant van uw scherm. Hier vindt u ook de volledige lijst met deelnemers aan de vergadering.

Stap 9. Opvolging

Vraag zodra u klaar bent met uw telefonische vergadering aan uw deelnemers of ze nog vragen of opmerkingen hebben. Deel de opname van de vergadering met alle deelnemers.

Stap 9. Opvolging

Neem kort na het webinar contact op met uw deelnemers, het liefst binnen 24 uur. Vraag of ze nog vragen of verzoeken hebben.

Wat zijn de voordelen van telefonische vergaderingen?

Begrijpen hoe u een online vergadering host met GoToMeeting is de eerste stap in de goede richting. Dit zijn de voordelen van telefonische vergaderingen voor uw bedrijf.

Vereenvoudig uw communicatie

Het hoeft niet moeilijk te zijn om iedereen te laten deelnemen aan één telefoongesprek. Met GoToMeetings geïntegreerde opties voor planning en contact brengt u uw team met één druk op de knop samen.

Maak overal contact

GoToMeeting telefonische vergaderingen zijn compatibel met elke Mac of PC desktop of laptop. U kunt ook de officiële GoToMeeting-app gebruiken voor mobiele apparaten met iOS en Android. Zo heeft u waar u ook bent direct toegang tot krachtige vergaderopties.

Integratie met uw agenda’s

Het laatste wat u wilt is nog een programma dat herinneringen verstuurt en uw aandacht probeert te krijgen. Met de plug-ins van GoToMeeting kunt u vergaderingen plannen en starten vanuit uw agenda’s in Outlook en Google.

conferencecalloronlinemeeting2jpg

Eenvoudige, duidelijke vergaderingen met GoToMeeting

GoToMeeting biedt een compleet pakket aan functies tijdens telefonische vergaderingen, zodat u optimaal kunt vergaderen.

  • check-icon-svg

    Optionele gratis inbelnummers voor meer dan 50 landen

    Maak verbinding met teamleden en bestaande en potentiële klanten uit de hele wereld zonder dat deelnemers zich zorgen hoeven te maken over hoge belkosten. GoToMeeting biedt gratis inbelnummers voor meer dan 50 landen.

  • check-icon-svg

    Gratis opnames maken van uw telefonische vergaderingen

    Zorg dat belangrijke informatie en ideeën niet verloren gaan. GoToMeeting kan digitale opnames en transcripties van uw telefonische vergaderingen maken, zodat u deze kunt bekijken, delen en opslaan voor toekomstig gebruik.

  • check-icon-svg

    Telefonische vergaderingen in één tik met schermdeling

    Het laatste wat u nodig heeft tijdens een telefonische vergadering zijn ingewikkelde bedieningsopties. Met GoToMeeting kunt u met één druk op de knop vergaderingen opzetten en uw scherm delen.

  • check-icon-svg

    Aangepaste uitnodigingsmails

    Toon uw betrokkenheid met aangepaste uitnodigingen waarin deelnemers persoonlijk worden aangesproken en uw merk tot uiting komt.

  • check-icon-svg

    Videoconferenties met hoge beeldkwaliteit

    Als alleen audio niet volstaat, kunt u hoogwaardige video toevoegen aan uw telefonische vergadering zodat de non-verbale aspecten van communicatie u niet zullen ontgaan.

  • check-icon-svg

    Geïntegreerde planningsfunctie

    Integreer GoToMeeting in de agenda’s die u al gebruikt. Met GoToMeeting plug-ins voor de agenda’s van Outlook en Google heeft u uw planning op één centrale plek.

  • check-icon-svg

    Toepassingen voor mobiel gebruik

    Verplicht uzelf en uw deelnemers niet om aanwezig te zijn op kantoor. Met de GoToMeeting mobiele apps voor iOS en Android kunt u ook onderweg vergaderen.

  • check-icon-svg

    Verbindingen zonder reservering

    Via OpenVoice kunt u tot 500 deelnemers uitnodigen voor een telefonische vergadering met alleen audio, zonder vooraf te plannen of capaciteit te reserveren. Houd op elk moment een televergadering, zelfs op korte termijn.

Krijg antwoorden op al uw vragen over vergaderingen

  • Een checklist helpt u bij het opzetten van een succesvolle vergadering. Hieronder staan een aantal zaken die u op de checklist kunt zetten:
    • Bepaal het doel van de vergadering
    • Stel een agenda op
    • Maak een lijst met deelnemers aan de vergadering
    • Bepaal de rollen van de deelnemers aan de vergadering
    • Plan een datum, tijd en locatie voor de vergadering
    • Stuur een uitnodiging voor de vergadering aan de belangrijkste deelnemers
  • Hieronder staan een aantal tips om een succesvolle telefonische vergadering te starten:
    • Begin de telefonische vergadering door uzelf en alle anderen voor te stellen
    • Noem het doel van de vergadering en ga direct over naar de agendapunten
    • Bespreek voor de vergadering wie wanneer zal spreken
    • Begeleid de discussie door de aandacht van het team bij de besproken onderwerpen te houden
    • Stuur achteraf een korte samenvatting van de vergadering
  • U kunt iemand het beste voorstellen tijdens een telefonische vergadering door:
    • De naam en rol te noemen
    • Kort uit te leggen waarom deze persoon deelneemt aan de vergadering
    • Te noemen wanneer deze persoon aan het woord zal komen (indien van toepassing)
Onder de etiquette valt op tijd zijn, deelnemers uw volledige aandacht geven en anderen niet onderbreken als ze aan het woord zijn. Net zoals u op tijd bent voor belangrijke fysieke vergaderingen, dient u ook punctueel te zijn bij telefonische vergaderingen. Als u niet aan het woord bent, is het netjes om uw microfoon uit te zetten om onnodige geluiden te voorkomen.
Telefonische vergaderingen zijn over het algemeen erg betaalbaar; de kosten hangen af van het aantal deelnemers en de functies die u nodig heeft. De robuustere platforms voor telefonische vergaderingen bieden meestal meer functies en kosten daarom iets meer. Over het algemeen kost een goede service voor telefonische vergaderingen tussen de $ 14 en $ 40 per maand, afhankelijk van het abonnement dat u kiest. Bekijk de prijzen van GoToMeeting

Organiseer vandaag nog uw eerste meeting

Probeer GoToMeeting, het virtuele vergaderplatform voor online samenwerking.