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Veja como organizar reuniões online e configurar chamadas em conferência

Com chamadas em conferência e reuniões online, você se conecta com o público de um jeito fácil e eficiente. Em reuniões online, com todos os participantes em um único espaço digital, é possível comunicar ideias e compartilhar opiniões de maneira eficiente em grupo, independentemente da distância.

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Como iniciar reuniões online e chamadas em conferência

As chamadas em conferência transformam a comunicação tradicional por telefone com prospects, clientes e funcionários em eficientes ferramentas para empresas. Para começar a configurar reuniões online e chamadas em conferência com o GoToMeeting, basta seguir este passo a passo:

Passo 1. Acesse a conta

Para configurar chamadas em conferência ou reuniões online, é preciso criar uma conta do GoToMeeting. O GoToMeeting oferece uma avaliação gratuita de 14 dias para que você possa experimentar o serviço antes de tomar qualquer decisão. Quando já tiver uma conta, faça login para acessar as opções disponíveis na página "Minhas reuniões".

Passo 2. Agende um horário para a reunião

Na página "Minhas reuniões", clique no botão "Agendar" na seção "Agendar uma reunião". Uma nova janela será exibida no navegador. Use as opções disponíveis para selecionar uma data e hora para a chamada em conferência e definir se ela será recorrente ou não. Se houver participantes em fusos horários diferentes, agende a reunião em um período que funcione bem para todos. Recomendamos às quintas-feiras, entre 12h e 15h.

Passo 3. Escolha as opções de áudio

Na mesma janela, clique na guia "Áudio" para acessar as opções relacionadas. Nessa guia, é possível optar por usar o áudio integrado do computador, como microfone e alto-falantes, ou seu próprio serviço de chamadas em conferência. O GoToMeeting também oferece opções de números de chamada gratuita e de longa distância, bem como o recurso Ligar para mim.

Passo 4. Defina senhas e permissões

Outras duas guias podem ser acessadas por meio dessa janela: "Coorganizadores" e "Senha". Na guia "Coorganizador", é possível designar se mais alguém na chamada deve ter as mesmas permissões do host, para que a pessoa possa conduzir e controlar a chamada do seu próprio computador. Caso deseje implementar uma camada extra de segurança, acesse a guia "Senha", defina uma senha e envie-a aos participantes.

Passo 5. Edite os detalhes e convide os participantes

Convide os participantes pela página "Minhas reuniões". Os detalhes podem ser editados e mais participantes podem ser convidados a qualquer momento. Plug-ins opcionais também permitem que as reuniões sejam agendadas diretamente pelo Outlook ou Google Calendar.

Passo 6. Inicie a reunião

Caso deseje realizar imediatamente uma reunião não agendada, acesse a página "Minhas reuniões". Selecione "Iniciar sua reunião" e, em seguida, "Compartilhar" para enviar os detalhes da reunião aos participantes. Para iniciar uma reunião agendada, acesse o histórico de reuniões, encontre a reunião desejada e clique no botão "Iniciar".

Passo 7. Acesse o painel de controle

Durante a reunião, diversas opções podem ser acessadas no painel de controle localizado à direita da janela do navegador. O painel também oferece acesso à lista completa de participantes da chamada em conferência.

Passo 9. Acompanhe os resultados

Após o término da chamada em conferência, verifique se os participantes têm dúvidas ou querem fazer perguntas. Compartilhe também a gravação da chamada com todos eles.

Passo 9. Acompanhe os resultados

Faça um acompanhamento com os participantes logo após o webinar, de preferência em até 24 horas, e pergunte se eles têm alguma dúvida.

Quais são os benefícios de chamadas em conferência?

Aprender a organizar reuniões online com o GoToMeeting é apenas o começo. Confira a seguir alguns motivos pelos quais as chamadas em conferência são indicadas para empresas.

Simplifique a comunicação

Reunir a equipe toda em uma única chamada telefônica não precisa ser difícil. As opções integradas de contato e agendamento do GoToMeeting resolvem esse problema com o simples clique de um botão.

Conecte-se em qualquer lugar

As chamadas em conferência do GoToMeeting são compatíveis com todos os desktops e notebooks Mac ou PC. Elas também são totalmente compatíveis com dispositivos móveis iOS e Android com o aplicativo oficial do GoToMeeting. Assim, independentemente de onde você estiver, o acesso direto a opções avançadas de conferência será garantido.

Faça integrações com calendários

A última coisa que você precisa é de mais um programa enviando lembretes e exigindo sua atenção. Com os plug-ins do GoToMeeting, é possível agendar e acessar reuniões diretamente pelos calendários do Outlook e do Google.

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Reuniões simples e de qualidade com o GoToMeeting

O GoToMeeting oferece um conjunto completo de recursos de chamadas em conferência para garantir que as reuniões sejam aproveitadas ao máximo.

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    Números opcionais para ligações gratuitas em mais de 50 países

    Conecte-se com colegas de equipe, clientes e prospects do mundo todo, sem que ninguém precise se preocupar com tarifas de longa distância. O GoToMeeting oferece números para ligação gratuita em mais de 50 países.

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    Gravação gratuita de chamadas em conferência

    Não deixe que informações e ideias importantes sejam esquecidas. A gravação de chamadas do GoToMeeting cria uma transcrição e um registro digital das chamadas em conferência, possibilitando a análise, o compartilhamento e o registro dos detalhes das reuniões para uso futuro.

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    Chamadas em conferência com compartilhamento de tela em apenas um toque

    Ao realizar chamadas em conferência, controles demasiadamente confusos e complexos não devem ser uma preocupação. Com o GoToMeeting, configurar reuniões e compartilhar telas é tão simples quanto pressionar um botão.

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    Convites por e-mail personalizados

    Envie convites personalizados por e-mail endereçados a cada um dos convidados para fazer com que eles se sintam especiais e representem sua marca com eficiência.

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    Videoconferências de alta qualidade

    Quando o áudio não for suficiente, incorpore vídeos de alta qualidade nas chamadas em conferência para nunca mais perder os aspectos não verbais da comunicação.

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    Agendamento integrado

    Incorpore o GoToMeeting aos calendários que você já usa. Com os plug-ins do GoToMeeting para os calendários do Outlook e do Google, as programações mais importantes ficam organizadas em um só lugar.

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    Aplicativos móveis

    Não limite a participação nos eventos ao espaço do escritório. Os aplicativos móveis do GoToMeeting para iOS e Android transformam as reuniões remotas em realidade.

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    Conexões sem necessidade de reserva

    Reúna até 500 participantes em chamadas em conferência somente por áudio, sem precisar planejar ou reservar capacidade adicional antecipadamente pelo OpenVoice. Faça audioconferências a qualquer momento, sempre que precisar.

Tire todas as suas dúvidas sobre reuniões

  • As listas de verificação são recursos bastante úteis no planejamento de reuniões de sucesso. Uma lista de verificação de planejamento de reuniões pode incluir as seguintes ações:
    • Identificar o propósito da reunião
    • Criar uma programação inicial
    • Elaborar uma lista de participantes
    • Determinar as funções dos participantes
    • Agendar data, hora e local da reunião
    • Enviar um convite da reunião aos participantes que não podem faltar
  • Confira as seguintes dicas sobre como iniciar chamadas em conferência bem-sucedidas:
    • Inicie a chamada em conferência falando um pouco sobre si mesmo e sobre os outros participantes
    • Explique o propósito da reunião resumidamente e siga direto para o assunto principal
    • Coordene a ordem das apresentações antes do início da chamada
    • Oriente a discussão mantendo a equipe concentrada no tópico em questão e eliminando distrações
    • Envie um breve resumo da chamada após a conclusão do evento
  • Siga as orientações abaixo sobre a melhor maneira de apresentar alguém em uma chamada em conferência:
    • Mencione brevemente o nome e a função da pessoa
    • Indique o motivo principal pelo qual ela está participando da chamada
    • Mencione que parte da conversa será conduzida por ela (se aplicável)
A etiqueta de chamadas em conferência inclui ser pontual, dar total atenção aos participantes da reunião e não interromper quem estiver falando. Assim como em uma reunião presencial importante, você também deve ser pontual em chamadas em conferência. Quando não estiver falando, o melhor a fazer é desativar o microfone para evitar qualquer feedback ou ruído desnecessário.
Geralmente, o custo de chamadas em conferência é bastante acessível, com preços que variam de acordo com o número de usuários e os recursos necessários. As plataformas mais robustas de chamadas em conferência normalmente oferecem mais funcionalidades e, portanto, custam um pouco mais caro. Em geral, um bom serviço de chamadas em conferência pode custar de US$ 14 a US$ 40 por mês, dependendo do plano escolhido. Confira os preços do GoToMeeting

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