Automatische telefoonbeantwoorder bieden meerwaarde voor bellers
Wat is een automatische assistent?
Automatische assistenten werken als een soort virtuele receptionist. Ze bieden een telefoonmenu op basis van toetsopdrachten, net iets anders dan de interactieve menu's met spraakherkenning. Een typische instructie van een automatische assistent is bijvoorbeeld “voor de afdeling Sales, toets 1”.
U kunt deze functie dus zien als een telefoonopnemer voor uw bedrijf, zoals een callcenter of contactcenter – zonder dat er echter iemand nodig is om het gesprek aan te nemen. Het systeem is ontworpen om uw bellers 24 uur per dag verder te helpen, zonder dat u hiervoor een team receptionisten hoeft in te huren.
De voordelen van automatische assistenten
-
Efficiënt gespreksbeheer
Automatische assistenten bieden u de mogelijkheid om bellers te begroeten met een opgenomen boodschap. U kunt bellers ook doorsturen naar specifieke medewerkers, afdelingen, doorkiesnummers of toestellen (inclusief naar kantoren van thuiswerkers of virtuele kantoren). U kunt het aantal telefoontjes en de doorstroming van gesprekken goed aansturen met een virtuele receptionist, zodat uw klantenservice altijd zo snel mogelijk reageert.
-
Flexibiliteit en mobiliteit
Uw automatische assistent kan gesprekken doorsturen naar al uw doorkiesnummers, maar ook naar externe nummers of naar een voicemailbox. U kunt ook regels instellen voor de omgang van telefoontjes met een specifieke nummerherkenning, bijvoorbeeld voor VIP-klanten of belangrijke leveranciers. Daarnaast kan de automatische assistent ook promoties en speciale acties ondersteunen. Hiervoor kunt u eenvoudig een speciaal nummer instellen met een aangepaste begroeting en een optiemenu dat aansluit bij uw actie.
-
Aangepaste begroetingen
Gebruik de service voor automatische gespreksaanname om bellers te begroeten met een aangepaste boodschap die past bij uw merk. Gebruik aangepaste begroetingen voor de tijd van het jaar (bijvoorbeeld rond de kerstdagen) of voor specifieke openingstijden, of laat bellers weten hoe ze specifieke medewerkers of afdelingen kunnen bereiken. Bied verschillende talen en bedrijfslocaties aan om bellers snel naar de juiste medewerker te leiden.
-
Geen extra kosten
De functie voor automatische assistenten is inbegrepen in de cloud-based telefooncentrale van GoToConnect voor al uw zakelijke communicatiebehoeften. U betaalt hiervoor niets extra's. Ook de andere functies die GoToConnect biedt voor callcenterdiensten zijn inbegrepen, inclusief uitgaande gesprekken, voicemails, doorsturen en doorverbinden van gesprekken en nog veel meer.
Waarom zou u kiezen voor GoToConnect?
-
Complete oplossing
GoToConnect levert een volledig communicatiepakket, met een telefoniesysteem via VoIP in combinatie met software voor meetings en vergaderingen online, met audio of video – alles in één oplossing voor al uw interne en externe zakelijke communicatie. -
Schaalbaar
Flexibiliteit is ingebouwd in GoToConnect: het werkt voor kleine bedrijven, groeiende start-ups en gevestigde internationale ondernemingen – of u nu één nummer nodig heeft, of honderden doorkiesnummers. -
Betrouwbaar
Ons VoIP-platform is één van de best beoordeelde oplossingen voor zakelijke communicatie, met een uptime van 99,99% om gegarandeerd betrouwbare communicatie te leveren voor uw klanten, medewerkers en partners.
Onbeperkte automatische assistenten
Als uw zakelijke telefoonnummer veel opties biedt, kan onze automatische assistent ze allemaal voor u organiseren. U kunt bellers begroeten en bijvoorbeeld opties bieden om binnen uw bedrijf te worden doorgeschakeld naar specifieke doorkiesnummers, afdelingen of om het telefoonmenu te horen.
Ook voor de beoogde doorkiesnummers of afdelingen kunt u vervolgens weer een automatische assistent instellen. Zo kan een beller bijvoorbeeld in het eerste menu kiezen voor de afdeling facturatie, en hierna opties krijgen om specifieke medewerkers van die afdeling te bereiken of om kwesties rondom verschillende soorten accounts op te lossen.
Visuele doorschakelplanner
Geautomatiseerde telefoonbeantwoorder en call routing
Met call routing gaan alle binnenkomende oproepen naar de juiste persoon. Deze functie wordt ook wel een belschema genoemd, omdat u met een visuele doorschakelplanner alle belpaden voor uw organisatie schematisch kunt configureren.
U kunt bijvoorbeeld het hoofdnummer van uw bedrijf zo instellen dat de telefoon altijd na één keer rinkelen wordt opgenomen, waarna een automatische assistent het gesprek overneemt. Stel precies in welke opties u wilt bieden en lever uw klanten een optimale ervaring. U kunt ook Find Me/Follow Me instellen om inkomende gesprekken op een specifieke volgorde door te sturen naar verschillende telefoons. Zo bent u altijd bereikbaar.
Overige functies
-
Gespreksroutering
Verbind binnenkomende gesprekken door naar de juiste persoon.
-
Voicemail online
Luister voicemailberichten af waar u wilt, zoals u wilt – via internet, smartphone of externe telefoonverbinding.
-
Afhandeling van inkomende gesprekken
Ga efficiënt om met de inkomende gesprekken voor de telefonische ondersteuning van uw callcenter. -
VoIP bellen
Alle medewerkers kunnen een gesprek aannemen, in de wacht zetten en doorschakelen naar een collega.
-
Wisselgesprek
Zie wie er belt terwijl u al in gesprek bent.
Gesprekken doorverbinden
Verbind een oproep door naar de juiste persoon, zonder dat de verbinding met de beller wordt onderbroken.
Veelgestelde vragen
Ja, de functie voor virtuele assistenten maakt standaard onderdeel uit van uw licentie en er zijn geen bijkomende kosten.
Ja, het is heel eenvoudig om clips op te nemen met een goede geluidskwaliteit en deze te gebruiken voor uw telefoonmenu's. U kunt hiervoor in het portaal van GoToConnect uw zakelijke telefoonsysteem gebruiken, maar ook uw eigen telefoon, laptop of andere opname-apparatuur. Zo kunt u een van uw eigen medewerkers inzetten, of een speciale dienstverlener voor professionele stemopnames.
De menu-opties van virtuele assistenten zijn onbeperkt en u kunt ze aanpassen, zodat u de gewenste afdeling kunt toevoegen als optie voor ieder telefoonnummer. De bestemming kan een telefoon extensie zijn, een voicemail of antwoordapparaat, een wachtrij of een andere doorschakelplanner. U kunt de opties ook laten afhangen van een vooraf ingesteld rooster. Zo kunt u bijvoorbeeld uw openingstijden en vakantietijden inbouwen in uw menusysteem en hiervoor bijpassende submenu's opnemen.
Klanten kunnen de opties in het telefoonmenu nog een keer afspelen als ze de eerste keer de IVR bijvoorbeeld niet helemaal hebben verstaan.
Met onze oplossing voor een “virtuele receptionist” is het aantal opties voor uw automatische assistent onbeperkt. Een telefoonboek op naam, voorrang voor belangrijke bellers, submenu's voor uw telefoonsysteem – het kan allemaal.
Groei met GoToConnect.
Profiteer van een topcombinatie: de beste op het gebied van communicatie in de cloud, samen met de leider voor samenwerking in de cloud.