Geschäftliche Chat-, Text- oder Sofortnachrichten sind eine einfache und praktische Möglichkeit, mit Kolleg:innen zu kommunizieren. Die meisten Menschen nutzen sie privat – 2017 wurden ungefähr 28,2 Milliarden Textnachrichten verschickt, doch auch im geschäftlichen Kontext nimmt die Bedeutung immer mehr zu. Heutzutage:
- nutzen 80 Prozent der Menschen eine Form von Chat- oder Nachrichtendienst für die Arbeit.
- werden 95 bis 98 Prozent der Textnachrichten sofort gelesen.
- gibt ein Drittel der Berufstätigen an, dass sie eine Textnachricht spätestens nach 10 Minuten beantworten.
Wer geschäftlich chattet, sollte sich vor Augen führen, dass der Vorgang so ist, wie wenn jemand im Büro ein Gespräch beginnt. Die Regeln für geschäftliche Chats unterscheiden sich erheblich von denen für E-Mails oder Telefonanrufe. Mit diesen 11 Tricks bewältigen Sie geschäftliches Chatten effektiv in einer professionellen Umgebung.
1. Fassen Sie sich kurz und kommen Sie zum Punkt.
Senden Sie keine seitenlangen Absätze. Das Thema des Chats sollte einfach sein. Falls es um mehrere Probleme geht oder verschiedene Fragen zu beantworten sind, ist Chatten nicht das richtige Format. Greifen Sie in diesem Fall auf eine E-Mail oder einen Telefonanruf zurück.
2. Starten Sie mit einer höflichen Begrüßung.
Bevor Sie ein Büro betreten, würden Sie zuerst anklopfen. Das gleiche Prinzip gilt für Chats. Dem Klopfen entspricht eine kurze Begrüßung wie etwa „Hi, John. Haben Sie kurz Zeit?“ Stellen Sie sich gegebenenfalls kurz vor: „Hi Margie, hier ist Frank vom Marketing.“ Fragen Sie immer nach, ob gerade ein guter Zeitpunkt ist und ob die Person Zeit hat.
3. Respektieren Sie einen Offlinestatus oder eine Abwesenheitsnotiz.
Nutzen Sie den Chat nicht als Möglichkeit, diese zu umgehen. Wenn jemand nicht verfügbar ist oder bereits Feierabend gemacht hat, schreiben Sie die Person nicht an.
4. Schreiben Sie in angemessenem Deutsch.
Chatten ist für Abkürzungen und den Mangel an grundlegender Zeichensetzung bekannt. Geschäftliches Chatten ist da jedoch anders. Ziel ist es, Missverständnisse zu verhindern. Kommunizieren Sie also in verständlichem Deutsch, ohne Abkürzungen und mit richtiger Zeichensetzung. Schreien Sie Kolleg:innen nicht in Großbuchstaben an. Wenn wir gerade dabei sind: Verzichten Sie auf Emojis.
5. Kommunizieren Sie in übersichtlichen Absätzen.
Niemand kämpft sich gerne durch große Textblöcke. Wenn der Chat lang wird, nutzen Sie Absätze. Für diesen Fall stehen Tastenkombinationen zur Verfügung: Strg-Eingabetaste (oder Umschalttaste-Eingabetaste für Mac-Benutzer:innen).
6. Bleiben Sie bei geschäftlichen Themen.
Teilen Sie Kolleg:innen nichts mit, das diese nicht laut vorlesen oder an Vorgesetzte weitergeben sollen. Chats werden in der Regel gespeichert – geben Sie also keine vertraulichen Informationen weiter. Es ist außerdem nicht angemessen, per Chat in letzter Minute die Uhrzeit eines Meetings zu ändern oder schlechte Nachrichten zu verkünden. Wenn Sie die Uhrzeit eines Meetings ändern, nutzen Sie sowohl Chat als auch E-Mail, damit Sie alle erreichen. Geben Sie schlechte Nachrichten per Telefon oder persönlich weiter.
7. Antworten Sie schnell.
Auf eine E-Mail können Sie unter Umständen auch erst nach 24 Stunden antworten. Bei einer Textnachricht sollte das nicht länger als eine halbe Stunde dauern. Selbst das ist in der Welt des Chattens schon lang. Wenn Sie selbst die Chatnachricht gesendet haben, lassen Sie der anderen Person Zeit zum Antworten. Fügen Sie der ursprünglichen Nachricht nichts hinzu, wenn Sie sehen, dass Ihr Gegenüber bereits am Tippen ist.
8. Kommunizieren Sie Deadlines.
Wenn Sie von jemanden Hilfe bei einem Projekt brauchen, sollten Sie sicherstellen, dass die andere Person bezüglich des Zeitrahmens oder der Deadlines auf dem neuesten Stand ist.
9. Für Humor ist später noch Zeit.
Entgegen der allgemeinen Auffassung ist ein geschäftlicher Chat kein Ort für Witze, auch wenn Sie die andere Person gut kennen. Zu leicht lässt sich eine schlecht formulierte Nachricht falsch interpretieren oder etwas wird falsch aufgefasst. Falls Sie selbst eine auf den ersten Blick beleidigende Nachricht empfangen, urteilen Sie nicht gleich. Seien Sie nicht gleich beleidigt. Geben Sie der anderen Person die Chance, sich zu erklären.
10. Deaktivieren Sie den Chat-Benachrichtigungston auf Ihrem Gerät.
Seien Sie nicht die Person, deren Telefon oder Laptop ständig klingelt, wenn eine Chatnachricht eingeht. Ob am Schreibtisch oder in einem Meeting: Das stört nur.
11. Verabschieden Sie sich.
Schließen Sie nicht einfach das Chatfenster oder hören Sie auf zu antworten. Verabschieden Sie sich mit einer einfachen Floskel, etwa: „Verstanden!“, „Danke!“ oder auch „Alles klar!“.
Eine klare interne Kommunikation wie der geschäftliche Chat ermöglicht eine einfache Zusammenarbeit und die effizientere Priorisierung. Wenn andere Kommunikationsmethoden erforderlich sind, steht die Unified-Communications-Lösung zur Verfügung. GoTo Connect ist Ihnen bei sämtlichen Anforderungen in Bezug auf Telefonie, Meetings und Nachrichten behilflich.