Beverly Parker é diretora de capital humano da Ideal Partners, uma empresa de serviços de instalações com quatro unidades e quase 200 funcionários, atendendo a diversos clientes comerciais e residenciais. Do controle de pragas ao HVAC e à segurança contra incêndio, cada divisão conduz suas próprias campanhas de marketing, gerando um fluxo contínuo de chamadas recebidas dia e noite.

O maior desafio da Ideal Partners ficou evidente após o expediente. "Recebemos muitas chamadas não atendidas após o expediente de nossos números de marketing, especialmente na divisão de pragas", explicou Beverly. Quem ligava com urgência enfrentava um sistema de automação desorganizado, precisando navegar por opções de menu como incêndio, alarme, HVAC, telhado ou controle de pragas. Com frequência, as chamadas terminavam no correio de voz — ou, pior ainda, os clientes desligavam antes de fornecer qualquer informação.

Isso não era apenas incômodo — era caro. Em dois meses, 60 chamadas foram perdidas, terminando no correio de voz ou com o cliente desligando. Isso resultava em perda de leads e desperdício de recursos de marketing.

Beverly e sua equipe sabiam que capturar chamadas durante a noite era crucial. A IA recepcionista do GoTo Connect foi configurada para atender às chamadas fora do horário de expediente da divisão de controle de pragas, onde a urgência e as oportunidades perdidas eram maiores. Agora, quando as chamadas chegam durante a noite, a IA atende os clientes e faz perguntas esclarecedoras, como: “Você precisa remarcar?” "Você está procurando um novo serviço?" "Seu problema é urgente?"

• Em caso de reagendamento, a IA coleta as informações do cliente e as encaminha com segurança, permitindo que os despachantes atendam aos pedidos na manhã seguinte.
• Em casos urgentes ou de novos serviços, a chamada é transferida imediatamente para um atendente real, mesmo fora do expediente.

Essa abordagem mudou a experiência do cliente que liga em casos de emergência de controle de pragas. Como disse Beverly, "Quando há uma crise de pragas, os clientes não querem esperar que alguém retorne a ligação no dia seguinte. Eles querem falar com um ser humano." Com a IA recepcionista, mesmo que um técnico não esteja disponível imediatamente, os clientes se sentem tranquilos e sabem que a ajuda está a caminho.

Capturar chamadas importantes durante a noite fez uma grande diferença:

• Em apenas dois meses, as chamadas perdidas diminuíram 95%.
• Os gastos com marketing se tornaram mais eficazes: "Graças à IA recepcionista, eliminamos essas dificuldades e, dessa forma, nosso investimento em marketing chega diretamente a um vendedor."
• A rotina dos despachantes deixou de ser um trabalho reativo de combate a incêndios e se tornou um serviço proativo.
• A equipe não precisava mais cobrir os turnos telefônicos noturnos, trazendo grande alívio para Beverly, que deixou para trás seu tempo como recepcionista substituta. 

Outro avanço: os clientes raramente conseguem perceber que estão falando com uma IA. Beverly observou: "A maioria das pessoas não consegue perceber que não é uma pessoa real". A transição foi tão tranquila que não houve nenhum feedback negativo — apenas um fluxo constante de clientes satisfeitos e consultas noturnas encaminhadas com eficiência para a equipe certa.

"Em dois meses, 60 chamadas foram perdidas, terminando no correio de voz ou com o cliente desligando. Depois de implementar a IA recepcionista do GoTo Connect, perdemos apenas três. Sem essas dificuldades, o investimento em marketing chega diretamente a um vendedor."
Beverly Parker, diretora de capital humano, Ideal Partners 

"Com a IA recepcionista, minha equipe passa menos tempo atendendo chamadas aleatórias e mais tempo ajudando os clientes a obter o que precisam."
Beverly Parker, diretora de capital humano, Ideal Partners

Animada com os primeiros resultados, Beverly planeja expandir a IA recepcionista para chamadas diurnas e outras divisões com o crescimento dessas marcas. "Espero usar em outros departamentos", disse ela. O objetivo é fazer com que todas as chamadas, independentemente do horário, recebam atenção rápida e profissional, liberando a equipe para se concentrar no que importa.

A IA recepcionista do GoTo Connect recuperou possíveis clientes perdidos e investimentos em marketing, além de melhorar a experiência de clientes e funcionários. Como resume Beverly, "a IA recepcionista do GoTo Connect está resolvendo uma necessidade de negócios. Esperamos que ela cresça conosco."