Una giornata tipo: meno ticket. Meno soluzioni temporanee.

In che modo una piattaforma di comunicazione IA può aiutare i responsabili IT a bilanciare i requisiti di conformità con la necessità di flussi di lavoro clinici rapidi e senza ostacoli.

In qualità di responsabile IT incaricato di garantire operatività continua, sicurezza e conformità normativa in sei sedi, Jordan Ellis è direttamente responsabile dei risultati quando qualcosa smette di funzionare. Ogni nuova tecnologia che prende in considerazione deve superare due test:

1. Rende la vita più facile a medici e personale?
2. Soddisfa i requisiti dello studio in materia di sicurezza, conformità, integrazione e controllo?

La situazione si complica quando le comunicazioni coinvolgono più fornitori, sedi, dispositivi e sistemi. Il team spesso ricorre a soluzioni di fortuna, rendendo più difficile tracciare le interazioni con i pazienti. Ogni strumento scollegato crea un nuovo contratto, login, sfida di integrazione e un potenziale punto di fallimento. Spetta a Jordan risolvere i problemi e anticipare quelli futuri.

È lunedì mattina.

Jordan entra alle 8, telefono in mano. I sistemi dell’ufficio sono fuori uso. Ha ricevuto messaggi da Maria, supervisore del front office; da Denise, la responsabile dello studio e dal dottor Raman, il direttore sanitario, già dalle 6 del mattino. Di solito è in grado di risolvere i problemi da remoto, ma questa volta la causa non è così ovvia. Con così tante piattaforme e fornitori, l’indagine richiede più tempo.

Come cambierebbe la giornata di Jordan?

In un gruppo medico articolato su sei sedi, i problemi tecnologici raramente si limitano a restare tali. Una chiamata senza risposta coinvolge l'accettazione. Un problema nelle prenotazioni mette in difficoltà medici e pazienti. Una soluzione di fortuna non approvata può generare problemi di conformità. E quando i sistemi non funzionano insieme, l’IT lo nota subito. Il compito di Jordan non è semplicemente mantenere operativa la tecnologia; consiste nel fornire strumenti che il personale sia realmente disposto a utilizzare, garantendo al tempo stesso la visibilità, la sicurezza e il controllo richiesti dall'intero gruppo medico.

Segui Jordan mentre valuta cosa serve per costruire un’infrastruttura di comunicazione più connessa e qual è l’impatto di GoTo Connect per il settore sanitario.

Miglioriamo l’IT

prima:

Il telefono di Jordan continua a vibrare mentre passa vicino a Maria nel corridoio. "Non funziona nulla, Jordan", dice lei. "Il front office non riesce nemmeno a connettersi". Scopre che si tratta di un problema legato alla scadenza di una licenza software. Poiché ogni fornitore ha un proprio referente, un proprio ciclo di rinnovo, un portale dedicato e procedure di assistenza specifiche, individuare quello giusto richiede un tempo che lui non ha. Anche se Jordan conosce il sistema, tenere traccia di ogni elemento in movimento tra sei sedi è impegnativo.

Dopo GoTo Connect for Healthcare:

GoTo Connect integra ogni punto di contatto della comunicazione – voce, SMS, pianificazione e video – in una sola piattaforma unificata. Questo significa gestire un solo rapporto con il fornitore, un solo contratto e un unico portale amministrativo. Ci sarebbero meno sistemi da gestire e una visione più chiara dell'ecosistema di comunicazione tra tutte e sei le sedi. Invece di destreggiarsi tra vari sistemi scollegati, Jordan e lo studio potrebbero semplificare tutte le interazioni con i pazienti con una sola soluzione sicura e facile da gestire.

prima

Jordan scopre cos'è successo e risolve rapidamente il problema della mattina, ma mentre va a prendersi una bevanda energetica, nota qualcos'altro. Sembra che un membro dello staff stia mandando messaggi ai pazienti dal suo telefono personale. "È un messaggio per un paziente"? Chiede mentre si ferma alla scrivania di un'infermiera. "È più veloce che passare da un sistema all'altro. Mi fa sempre perdere un sacco di tempo", dice. Jordan capisce il problema. Ma quel messaggio è appena uscito dall'edificio senza alcuna registrazione, senza traccia e senza che Jordan possa verificare dove finiranno le informazioni. Sembra molto pratico. Si tratta in realtà di un grave rischio di non conformità all'HIPAA che si nasconde sotto gli occhi di tutti e, quando emerge, è ormai troppo tardi per porvi rimedio.

Dopo GoTo Connect for Healthcare:

Poiché tutte le comunicazioni transitavano attraverso un'unica piattaforma sicura, il personale potrebbe utilizzare i dispositivi che preferisce mantenendo privati i propri numeri personali e garantendo che tutte le comunicazioni rimangano all'interno della piattaforma approvata dallo studio. Tutte le comunicazioni in uscita passerebbero tramite l'applicazione GoTo Connect con registrazione automatica delle chiamate, registri con data e ora e politiche di conservazione dei messaggi, così ogni interazione sarebbe tracciabile e conforme. Il risultato? Jordan avrebbe maggiore visibilità sulle interazioni con i pazienti e tutto il team disporrebbe di una soluzione approvata e conforme HIPAA che rende inutile ogni scorciatoia.

prima:

Jordan torna alla sua scrivania e si siede per monitorare i sistemi di comunicazione dello studio. Una delle sedi ha un problema di instradamento chiamate. Un'altra riscontra un aumento delle chiamate interrotte. Denise, la responsabile dello studio, vuole sapere se le chiamate dei pazienti ricevono una risposta e instradate in modo coerente in tutti e sei gli uffici. Le informazioni ci sono, ma si trovano in posti diversi. Jordan di solito riesce a ricostruire la situazione, ma ci vuole tempo per capire cosa è già successo tra le varie sedi.

Dopo GoTo Connect for Healthcare:

Con una soluzione completa come GoTo Connect per il settore sanitario, Jordan non deve aspettare una chiamata dall'accettazione per sapere che c'è un problema. Gli avvisi a livello di sistema segnalano in tempo reale problemi di instradamento delle chiamate, interruzioni delle connessioni e modelli di comportamento anomali in tutte e sei le sedi, consentendo a Jordan di individuare e risolvere un problema prima che si trasformi in una richiesta di assistenza. Quando Denise chiede se le chiamate dei pazienti vengono gestite in modo coerente, Jordan ha già la risposta, perché non la sta ricostruendo in un secondo momento, ma la sta gestendo in modo proattivo.

prima:

Jordan si apre una confezione di patatine e approfitta della pausa pranzo per ricontattare i vari fornitori di servizi tecnologici che aveva interpellato quando il sistema di comunicazione aveva smesso di funzionare alle 6 del mattino. L'EHR ha una programmazione nativa, ma non comunica con il sistema telefonico. E c'è un'intera piattaforma separata solo per i promemoria via SMS. Jordan gestisce connessioni API separate, diversi contratti con i fornitori e vari rapporti di supporto. Quando una smette di funzionare, come questa mattina, Jordan non deve solo sistemare una cosa; deve effettuare una diagnosi manuale e rimettere insieme i pezzi per capire cos'è successo.

Dopo GoTo Connect for Healthcare:

Con GoTo Connect per il settore sanitario, Jordan sostituisce diverse integrazioni con una sola. Un solo rapporto con il fornitore, un solo contratto, una sola connessione API da monitorare. Il sistema di comunicazione si integra con l'EHR, così quando c'è un problema Jordan sa esattamente dove si trova e non deve gestire tre diversi ticket di supporto. Così Jordan avrebbe addirittura avuto il tempo di fermarsi al suo food truck preferito per prendersi qualcosa da mangiare e fare una passeggiata.

prima:

Un medico sta cercando un messaggio urgente di un paziente. La reception vuole modificare una regola di instradamento delle chiamate. Qualcuno in un'altra sede ha bisogno di aiuto con un flusso di lavoro di codifica. Questi eventi non sono catastrofici, ma occupano tutto il pomeriggio di Jordan: il costo nascosto della frammentazione. Tutte le questioni IT finiscono per ricadere su Jordan, limitando il tempo e le risorse che può dedicare alla valutazione dell'infrastruttura, all'implementazione degli aggiornamenti, alla gestione della sicurezza e alla pianificazione delle future esigenze dell'organizzazione. Dedica troppo tempo a problemi che i dipendenti non riescono a risolvere da soli.

Dopo GoTo Connect for Healthcare

Con una piattaforma unificata invece di più sistemi scollegati, si riducono i problemi che si riversano da un fornitore all'altro. Il personale può gestire autonomamente le problematiche più comuni, come l'aggiornamento dell'instradamento delle chiamate, la consultazione degli orari o il reinvio di messaggi, senza dover aprire un ticket di assistenza. Quando qualcosa va storto, Jordan sa subito dove si trova il problema, senza dover indovinare tra piattaforme diverse. Questo significa meno escalation verso il reparto IT e Jordan può finalmente concentrarsi sull'infrastruttura, sugli aggiornamenti della sicurezza e sulla pianificazione, invece di dover gestire costantemente le emergenze.

Jordan riprende in mano gli appunti della riunione tenuta in precedenza sull'implementazione dell'IA. Sa che questo è un altro strumento e un'altra integrazione che deve valutare. Lo studio non ha bisogno di un altro fornitore con infrastruttura e requisiti di sicurezza separati. Ha bisogno di meno silos tecnologici, di una migliore integrazione, di una visibilità migliore tra le sedi e di un'infrastruttura di comunicazione che funzioni per chi la usa, senza rinunciare al controllo dell'IT. Questa è la proposta che Jordan porta al responsabile dello studio e al team di leadership. La domanda non è più solo: "Questa piattaforma ha le funzionalità di cui abbiamo bisogno"? Ora è diventata: "Contribuirà a migliorare il funzionamento dell'intera struttura e l'IT potrà supportarla con fiducia"? È questo che guida tutte le scelte tecnologiche di Jordan. Il centralinista IA di GoTo Connect è integrato nella piattaforma, con la stessa infrastruttura certificata HIPAA e lo storico delle attività. Un fornitore in meno da valutare. Un punto di integrazione in meno da gestire. Un requisito di sicurezza in meno da verificare.

I responsabili IT del settore sanitario devono soddisfare ogni giorno esigenze spesso in conflitto tra loro e un gruppo medico molto attivo conta sull'IT per proteggere i dati, garantire visibilità e assicurare che i sistemi tecnologici funzionino in modo efficiente. Una piattaforma unificata per la comunicazione con i pazienti può connettere canali precedentemente frammentati, ridurre le frizioni e migliorare la visibilità IT in tutto lo studio. Per Jordan, la soluzione migliore non consiste nell'ennesimo strumento tecnologico, bensì in un'infrastruttura solida e affidabile di cui può fidarsi pienamente.

Meno fornitori, una sola piattaforma.

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