Votre guide pour une réunion en ligne efficace

• Quel type de réunion virtuelle répond le mieux aux besoins de votre groupe ?
• Qui devrait diriger ou participer à la réunion ?
• Quand planifier la réunion pour une participation maximale ?
• Où organiser la réunion ?
• Comment diriger efficacement une réunion en ligne ?

Avant de répondre à ces questions, commençons par la plus cruciale : pourquoi ?

• Facilitez la participation à distance, réduisez les frais de déplacement et le temps de trajet pour rassembler les participants.
• Partagez l'enregistrement de la réunion dans son intégralité, sans entraîner de confusion entre les participants ni perte de contenu.
• Simplifiez le partage d’informations avec l’ensemble de l’équipe ou du service tout en éliminant les répétitions inutiles et les réunions consacrées au suivi.
• Engagez une communication rapide et fiable à la demande avec vos clients et partenaires du monde entier.

Réunions en audio uniquement

Les réunions audio sont parfaites pour les échanges rapides, lorsque Wi-Fi, vidéo et partage d’écran ne sont pas nécessaires. Il peut s’agir d’une brève discussion autour de quelques sujets, de partager une annonce interne importante ou d’alerter les membres de l’équipe d’un changement de protocole. Notez les participants à la réunion pour référence ultérieure ou pour effectuer le suivi.

Visioconférence

Ajouter la vidéo à vos réunions en ligne peut être d’une aide précieuse pour un petit groupe dispersé ou pour un échange individualisé avec un client. La visioconférence permet un meilleur rapport interpersonnel et favorise la confiance entre les participants tout en renforçant la communication. Les nuances et le ton sont bien plus faciles à interpréter en vidéo.

Il n’est pas toujours facile d’identifier la personne la mieux à même de diriger une réunion. Ce leader adéquat n’est pas forcément le participant le plus expérimenté. Choisissez quelqu’un qui sait diriger efficacement une réunion : une personne organisée, à l’aise pour s’exprimer en public et à même de focaliser la réunion sur l’ordre du jour.

La délégation des responsabilités joue un rôle clé dans la fluidité des réunions. Encouragez la personne qui organise la téléconférence à déléguer des tâches spécifiques, comme la tenue d’une liste écrite des points importants de la réunion (au cas où l’enregistrement ne fonctionnerait pas) ou la gestion de la phase de questions-réponses.

Le choix de l’horaire de réunion est crucial pour obtenir un taux de participation élevé. Les lundis sont souvent consacrés au rattrapage, et le vendredi, les gens rentrent chez eux ou pensent déjà à leurs projets de week-end. Lorsque c’est possible, planifiez vos réunions en milieu de semaine et visez un créneau horaire entre 10 h et 14 h. N’oubliez pas de tenir compte de l’éventuel décalage horaire des participants.

Pour favoriser le taux de présence, le plus efficace est de prévenir les participants longtemps à l'avance et d’envoyer des rappels. Exprimez clairement l’objectif de la réunion, ainsi que l’horaire de début et de fin prévu.

• Une station de travail distante ou un bureau à domicile
• Un site d’entreprise situé dans un autre fuseau horaire
• Un hôtel, un aéroport ou un site à l’étranger

Voici quelques conseils pour une présentation qui fera sensation :

• Utilisez un langage descriptif, surtout lorsque vous n’avez pas de supports visuels
• Partagez votre écran pour afficher des informations cruciales, des rapports et autres statistiques clés
• Faites défiler un diaporama pour illustrer les points importants, mais ne lisez pas directement vos diapos
• Veillez à utiliser des informations précises et immédiatement pertinentes
• Évitez les distractions et les interruptions susceptibles de perturber la progression de la réunion

En fin de réunion, encouragez la participation en mode « discussion ouverte » ou lors d’une session de questions-réponses plus structurée.

Une fois la réunion terminée, n’oubliez pas d’envoyer un e-mail de suivi à tous les participants. Récapitulez la session, les points clés et les conclusions ou décisions convenues. Lorsque c’est possible, partagez un enregistrement ou une transcription des échanges.

Maintenant que les avantages des réunions en ligne vous semblent clairs, vous pouvez commencer à planifier, organiser et exécuter des sessions de visioconférence efficaces et motivantes.