Nous savons tous qu'une réunion réussie commence bien avant que les participants ne rejoignent la salle virtuelle. La préparation préalable à la réunion est essentielle, non seulement pour utiliser efficacement le temps de chacun, mais aussi pour instaurer dès le départ un climat de collaboration. Grâce aux dernières fonctionnalités intelligentes de GoTo Meeting, la préparation des réunions est désormais plus rapide, plus facile et plus efficace que jamais.
Voyons comment GoTo Meeting peut améliorer votre processus de préparation des réunions, de la planification simplifiée à la collaboration proactive.
Un. Planification et invitations à des réunions sans effort
Dites adieu aux échanges d'e-mails confus et aux invitations de calendrier contradictoires. Grâce à l'intégration transparente du calendrier de GoTo Meeting, vous pouvez facilement planifier des réunions directement depuis Microsoft Outlook, Google Calendar ou votre application GoTo.
- Planification instantanée : organisez des réunions ponctuelles ou récurrentes en quelques clics seulement.
- Invitations automatisées : incluez les options d'appel et de VoIP, les thèmes des réunions, les ordres du jour et des liens personnalisés vers les réunions dans chaque invitation.
- Fonctionnalité intelligente de fuseau horaire : GoTo Meeting détecte automatiquement et suggère les meilleurs horaires pour les participants internationaux, afin que tout le monde soit synchronisé.
#2 Collaboration avant la réunion et partage sécurisé de fichiers
La préparation ne devrait pas être une activité solitaire ! GoTo Meeting permet aux équipes de collaborer avant même le début d'une réunion.
- Joignez les ordres du jour, les documents et les présentations directement à votre invitation à la réunion, afin que tout le monde soit prêt avant l'heure de début.
- Activez ou limitez la connexion avant l'hôte, permettant ainsi aux participants de réseauter ou de se préparer ensemble pendant que vous vous connectez.
- Partagez des liens et des fichiers pertinents en toute sécurité via le chat intégré.
03 Vérification des appareils et des connexions en un clic
Des problèmes techniques peuvent compromettre une réunion avant même qu'elle ne commence. Les outils techniques pré-session de GoTo Meeting permettent à chacun de se sentir confiant et prêt.
- Tests du matériel avant la réunion : GoTo Meeting permet aux participants de vérifier leur matériel audio et vidéo en un seul clic, afin de s'assurer que leur caméra, leurs haut-parleurs et leur micro sont prêts.
- Accès via navigateur et application : connectez-vous via un navigateur Web, l'application de bureau ou l'application mobile.
- Sécurité et accessibilité : Les réunions sont chiffrées et proposent un sous-titrage codé afin que tout le monde puisse participer pleinement.
#4 Préparez le terrain pour réussir
Une réunion bien préparée est une réunion productive. GoTo Meeting vous permet d'effectuer les actions suivantes :
- Envoyez des rappels automatiques et recevez un suivi des réponses
- Désignez des coorganisateurs pour vous aider à gérer le déroulement et la logistique de la réunion
- Organisez vos réunions récurrentes : toutes les réunions récurrentes conservent leur lien et leurs paramètres dédiés, afin que les équipes sachent exactement où se retrouver à chaque fois
Organisez vos meilleures réunions avec GoTo Meeting
Les réunions modernes exigent plus qu'un simple appel vidéo. Avec GoTo Meeting, la préparation de votre prochaine réunion est plus intelligente, plus simple et plus sécurisée. De la planification et du partage des documents importants à l'avance à la garantie d'un démarrage fluide et ponctuel, vous permettrez à chacun d'arriver informé, impliqué et prêt à collaborer. Prêts à éliminer les incertitudes liées à la préparation des réunions ?