As empresas modernas lidam com um inventário de ativos de TI cada vez maior, composto por hardware (dispositivos como notebooks, tablets, celulares e outros) e software (programas utilizados nesses dispositivos), licenças, contratos de suporte e acordos de nível de serviço (ANSs), sistemas de gestão de dados e outros. O investimento nesses ativos é alto, mas eles são essenciais para o crescimento da empresa e a produtividade dos funcionários.

O gerenciamento de ativos de TI (ITAM) dá às equipes de TI a chance de gerenciar todo o ciclo de vida dos ativos de TI da empresa, com o objetivo de otimizar o retorno sobre o investimento (ROI) e a segurança da empresa.

O ITAM é muito importante para a TI?

Nessa era digital moderna, em que cada vez mais ativos de TI são fundamentais para o trabalho (seja remoto, presencial ou híbrido) e que o investimento neles é cada vez mais pesado nas finanças da empresa, o ITAM é mais importante do que nunca. As soluções de gerenciamento de ativos de TI oferecem às organizações visibilidade total sobre o inventário de hardware e software, mas também sobre como os ativos são usados, cuidados, protegidos e muito mais. O gerenciamento ainda ajuda a gerenciar esses ativos vitais da melhor forma possível.

Em uma época em que as ameaças cibernéticas são cada vez mais sofisticadas e variadas, as ferramentas de ITAM ajudam as organizações a se proteger, aumentando a capacidade de evitar e reagir com eficiência a ataques cibernéticos.

Por que o gerenciamento de ativos de TI é importante?

Não fazer manutenção, modernizar, gerenciar e otimizar seus ativos de TI, que são bem caros, é jogar dinheiro fora.

O ITAM tem uma função fundamental nas operações das empresas modernas porque oferece visibilidade e controle, permitindo gerenciar com dinamismo e aproveitar ao máximo cada ativo. Esse gerenciamento traz eficiência econômica e operacional porque amplia o tempo total de uso dos ativos de TI e ajuda as organizações a saber quais ativos estão perto do fim da vida útil e precisam ser trocados.

Quem precisa de um software de gerenciamento de ativos de TI?

Toda organização que tenha ativos de TI para gerenciar e proteger vai ter benefícios em usar um software de gerenciamento de ativos. Toda empresa e equipe de TI tem vantagem em poder monitorar e gerenciar ativos, como hardware, software e servidores, durante todo o ciclo de vida, além de:

• Conectar ativos de TI a usuários específicos para fins de conformidade e responsabilidade
• Associar ativos a dispositivos on-line
• Correlacionar ativos com tickets de suporte para gerar uma visualização unificada de dispositivos, softwares e usuários

Que problemas e desafios o ITAM ajuda as organizações a resolver?

O gerenciamento de ativos de TI ajuda em diversos desafios críticos da TI:

• Aumento do custo com a transformação acelerada da TI
  Hoje, a pressão econômica e o ritmo acelerado da transformação digital afetam todas as empresas, sem exceção. É um desafio entender quais tecnologias são realmente necessárias, e várias organizações estão tão aceleradas na compra de tecnologia que não fazem ideia dos ativos de TI que já têm. Esse cenário pode ser um pesadelo para o planejamento estratégico e o controle de custos.
• Organizando uma infraestrutura de TI complexa
  Por conta do contexto atual, os profissionais de TI de hoje precisam lidar com vários dispositivos, softwares e servidores, sem falar nos vários sistemas e ferramentas que provavelmente não estão entregando o máximo valor considerando o preço pago. Comprar mais ativos não é a solução, mas sim gerenciar melhor o que a empresa já tem — e ainda é mais barato otimizar ativos do que comprar novos.
• Cumprindo padrões de conformidade e segurança
  Para preservar a conformidade e a segurança da TI com eficiência, você precisa de acesso a dados de vulnerabilidade e informações sobre licenças de software, contratos e muito mais. Sem esses dados, você não tem como saber se está em conformidade e com a proteção adequada — basicamente, é dar sorte para o azar. Os profissionais de TI têm que cuidar do seu banco de dados de ativos de TI e estar sempre prontos para relatar problemas. O software de ITAM automatiza a geração de relatórios e promove a conformidade, além de acelerar e melhorar as investigações de ataques cibernéticos.

O ITAM traz muitos benefícios, como:

• Facilidade de gerenciar ativos em um banco de dados centralizado
  Pode ser muito difícil monitorar e gerenciar ativos registrados em vários locais e/ou em planilhas desatualizadas. Um sistema de monitoramento descentralizado cria desorganização e imprecisão, gerando ineficiência e prejudicando a tomada de decisão. Por outro lado, ter uma única fonte de informação dá às organizações visibilidade total sobre os ativos que possuem e boa capacidade de decidir quais serão descontinuados, trocados ou otimizados.
• Maximização do corte de custos e da eficiência
  O ITAM promove o uso eficiente dos ativos de TI, que são caros, além de reduzir os riscos de TI, minimizar desperdícios e reduzir o custo oferecendo dados práticos em tempo real sobre o status atual do inventário de ativos para fundamentar a tomada de decisão.
  Os líderes podem ver o estado dos ativos de TI, com visibilidade de todo o ciclo de vida de cada ativo. Descartar ou trocar um dispositivo que não está sendo usado ou está com defeito é mais rápido e mais barato.
• Facilidade de integrar e desligar funcionários
  O ITAM dá às organizações o poder de monitorar e gerenciar os ativos de TI de todos os funcionários, inclusive dos que estão chegando e os que estão deixando a empresa. Assim, você consegue disponibilizar os ativos de TI certos aos novos contratados para minimizar problemas de produtividade nesse início e recuperar os ativos de TI dos que estão de saída para disponibilizar a outros funcionários.
• Conformidade com licenciamento de software
  Empresas que licenciam softwares de terceiros precisam cumprir os termos e condições da licença. Às vezes, os provedores de software aparecem para fazer uma auditoria sobre o uso que a empresa faz do seu software para confirmar esse cumprimento. Descumprir os termos de licenças e contratos pode gerar multas elevadas ou até situações piores.
  O ITAM monitora automaticamente todos os softwares instalados em cada computador, prepara relatórios e ajuda você a manter os ativos de TI em conformidade com todos os contratos de licença.
• Tomada de decisão mais embasada
  Os dados que o ITAM apresenta ajudam as empresas na avaliação de compras e instalações passadas de software e hardware, o que pode ajudar a fundamentar melhor o processo de compra no presente e no futuro. O ITAM apresenta dados essenciais para a criação de orçamentos e projeções, como ativos chegando ao fim da vida útil, possíveis custos da troca e dados atualizados sobre garantias, para que a empresa consiga evitar reparos desnecessários ou multas por descumprir acordos de nível de serviço (ANSs).
• Maior proteção da empresa e dos usuários contra ameaças cibernéticas
  Combinar gerenciamento de ativos de TI com cibersegurança é fundamental para proteger os ativos contra ameaças. Essa combinação de ITAM e cibersegurança reforça a gestão de vulnerabilidades e otimiza a resposta a incidentes, dando às empresas condições de enfrentar as ameaças cibernéticas cada vez mais sofisticadas e outros desafios de segurança.
  O ITAM dá visibilidade sobre sua infraestrutura de TI, o que ajuda a detectar ameaças cibernéticas que eventualmente surgirem, investigar sua fonte e o impacto na rede e agir para eliminá-la.

Quais são os componentes do gerenciamento de ativos de TI?

Alguns dos componentes essenciais do ITAM são:

• Descoberta automática de ativos: o ITAM detecta todos os equipamentos e softwares instalados na rede da organização automaticamente.
• Gerenciamento de inventário: o ITAM mantém um registro de todos os ativos que a organização usa. O inventário também registra dados do ativo, como nome, tipo de contrato de licença e versão.
• Gestão de licenças: o ITAM armazena licenças dos ativos. Com isso, a organização recebe alertas automáticos em caso de falta de licenças, risco de violar um contrato de licença ou excesso de licenças (softwares adquiridos que são pouco ou nunca usados). O ITAM ainda monitora a data de expiração dos contratos de licença e envia um alerta à organização antes de a data chegar. Em termos de conformidade, o benefício é evidente.
• Gerenciamento de patches e versões: o ITAM monitora a instalação de novos patches e versões de software para manter todos os dispositivos seguros, atualizados e eficientes.

Qual é a relação entre ITAM e cibersegurança?

O ITAM é um aspecto importante de uma estrutura de cibersegurança sólida. O gerenciamento de ativos de TI dá total visibilidade aos dispositivos que se conectam ao seu sistema, como se conectam, por quanto tempo ficam conectados, o que fazem e muito mais.

Quando há um ataque cibernético e seu sistema é violado, o ITAM apresenta dados relevantes e na hora certa para você investigar e mitigar ameaças. Sem o ITAM, sua empresa seria como um pássaro voando em direção a uma tempestade sem saber.

Com a visibilidade que o ITAM traz, você pode:

• Detectar ameaças cibernéticas quando e onde elas aparecerem
• Investigar a origem e o impacto da ameaça cibernética na sua rede
• Agir para eliminar as ciberameaças

Pense nas necessidades específicas de gestão de ativos de TI da organização. Você precisa ter um inventário das tecnologias e fornecedores atuais para gerenciar seus ativos de TI. Essa análise interna ajuda a determinar sua abordagem ao migrar para uma ferramenta de gerenciamento de ativos de TI mais completa. 

Ao determinar tudo que ficará sob o gerenciamento de ativos, colete informações ou pesquisas para entender melhor as possíveis melhorias. Veja nossa lista de recursos abaixo.  

Algumas boas perguntas a fazer são:

• Como as líderes de mercado gerenciam seus ativos de TI?
• Como podemos priorizar nossos objetivos para melhorar o que fazemos?
• O que podemos esperar de uma solução e/ou provedor de gerenciamento de ativos?

Que ferramentas ou recursos um sistema de ITAM normalmente oferece?

As soluções de ITAM são diferentes, mas 7 ferramentas/recursos são essenciais que uma solução ofereça:

• Inserção manual de ativos, para que você consiga adicionar qualquer tipo de ativo de hardware de TI manualmente para começar a formar seu banco de dados.
• Importação em massa de ativos, para facilitar a integração e a migração de dados de outras fontes (usando um modelo disponível para download).
• Lista de inventário, para dar uma vista única do seu banco de dados de ativos com todas as informações relevantes.
• Vista de detalhes do ativo, para permitir o acesso ao perfil de um ativo específico e de todas as informações detalhadas vinculadas a ele.
• Ações no ativo, para que você realize tarefas básicas de gerenciamento em cada item da lista de inventário, da vista de detalhes ou durante a inserção manual.
• Categorias personalizadas, para você adicionar campos ou rótulos para ajustar as informações e os dados às necessidades específicas da sua empresa.
• Recurso de busca, para que você encontre o ativo de TI ou as informações certas no banco de dados.

Quais são as melhores formas de instalar um sistema de ITAM?

As práticas recomendadas para instalar um software de ITAM mudam o tempo todo e devem ser adaptadas às suas necessidades, mas reunimos algumas das melhores para você seguir:

Definir objetivos e escopo claros

Comece detalhando os objetivos exatos do seu programa de ITAM. Defina exatamente quais ativos de TI serão gerenciados, que dados precisam ser coletados e que resultados você espera com o gerenciamento de ativos (como KPIs e métricas de sucesso). O ITAM vai ajudar no caminho, mas você precisa saber onde quer chegar.

Buscar o apoio da liderança

Obtenha apoio e orçamento da administração sênior e encontre um patrocinador para implementar um sistema de ITAM. Com isso, você consegue fazer com que o ITAM seja tratado como prioridade estratégica e não tenha problemas durante a implementação.

Formar uma equipe multifuncional

Monte uma equipe com membros importantes dos setores de TI, compras, finanças e outros. Essa equipe multifuncional ajuda a trazer uma abordagem completa à implementação do ITAM.

Criar e documentar políticas e procedimentos

Desenvolva políticas e procedimentos de ITAM claros que definam como os ativos de TI serão adquiridos, monitorados e descartados, mas alinhando essas políticas aos objetivos e aos requisitos regulatórios da organização.

Fazer da gestão de inventário uma rotina

Crie um inventário abrangente com todos os ativos de TI, incluindo hardware, software, licenças e dados associados. Use ferramentas automatizadas para descobrir ativos sempre que possível.

Garantir a precisão e a qualidade dos dados

Faça o possível para que os dados coletados sobre os ativos sejam precisos, atuais e completos. Valide os dados regularmente para eliminar possíveis erros.

Classificar e categorizar ativos

Classifique os ativos de TI em termos de importância, pessoa responsável e outros fatores relevantes. Com isso, você prioriza o gerenciamento e pode tomar decisões fundamentadas.

Criar recursos de gerenciamento do ciclo de vida dos ativos

Desenvolva processos para todo o ciclo de vida dos ativos, da compra à troca ou descarte. Essa área envolve monitoramento de garantias e contratos de suporte.

Automatizar ferramentas e tecnologia

Invista em softwares e ferramentas de ITAM que consigam automatizar e otimizar todo o fluxo de descoberta de ativos, de coleta de dados de ativos e de geração de relatórios sobre ativos. Com a automação funcionando, o trabalho manual e os erros que ele traz serão reduzidos drasticamente. Esse é o objetivo do ITAM: gerar eficiência.

Se você chegou até aqui, já sabe mais sobre gerenciamento de ativos de TI que muitos profissionais da área. Temos mais alguns materiais de aprendizado para você aqui:

• Associação Internacional de Gerentes de Ativos de TI (IAITAM): uma das organizações de mais prestígio no setor, a IAITAM oferece certificações, treinamentos e eventos para ajudar profissionais de TI a conhecerem as práticas recomendadas de ITAM.
  • Comunidades locais e grupos de usuário da IAITAM: existem muitas comunidades locais e grupos de usuários afiliados à IAITAM que podem ser uma excelente oportunidade para compartilhar conhecimento com outros profissionais de ITAM.
• ITAM Review: uma ferramenta on-line que traz notícias, artigos e análises relacionadas ao gerenciamento de ativos de TI.
• Organizações de gerenciamento de ativos de software (SAM, no acrônimo em inglês): dependendo do seu foco, as organizações de SAM, como a Associação Internacional de Gerentes de Software Empresarial (IBSMA) ou a Aliança para Softwares Empresariais (BSA) podem disponibilizar materiais e informações bastante úteis.
• Materiais específicos do fornecedor: muitos provedores de soluções de TI, incluindo a GoTo, têm materiais próprios relacionados a gerenciamento de ativos de TI para os produtos que oferecem. Esse conteúdo pode ser importante na hora de avaliar a contratação de um provedor específico e dos seus produtos de ITAM.