La tua guida alle riunioni online di successo

• Che tipo di riunione online è più adatto alle esigenze del tuo gruppo
• Chi dovrebbe condurre il meeting e chi prendervi parte
• Quando programmare un meeting per la più ampia partecipazione
• Dove tenere il meeting
• Come fare una riunione online di successo

Prima di addentrarci in queste domande, rispondiamo alla più importante di tutte: perché?

• Facilita la partecipazione a distanza, limitando le spese di viaggio e il tempo necessario ad arrivare in ufficio.
• Metti a disposizione la registrazione di tutto il meeting per favorire la comprensione uniforme del messaggio da parte di tutti i partecipanti.
• Agevola la condivisione delle informazioni con un intero team o reparto in tutta semplicità, evitando ripetizioni inutili e altri incontri per rifare il punto.
• Comunica in modo rapido, affidabile e on demand con clienti e partner in tutto il mondo.

Meeting solo audio

I meeting solo audio sono l'ideale per brevi sessioni con cui tenersi in contatto e per cui non è necessario usare il Wi-Fi o il video né condividere lo schermo. Puoi usare questi meeting per focalizzarti su alcuni punti, condividere una notizia aziendale importante o comunicare ai membri del team una modifica al protocollo. Segnati i nomi dei partecipanti per avere un riferimento futuro o in fase di follow-up.

Videoconferenze

Organizzare una riunione online facendo uso del video può essere una strategia efficace per comunicare con piccoli gruppi in luoghi diversi, oppure in occasione di un incontro virtuale con un cliente. Le videoconferenze generano relazioni più forti e fiducia tra i partecipanti e rendono la comunicazione più efficace limitando possibili fraintendimenti di tono o intenzione.

Trovare la persona giusta per condurre un meeting non è sempre facile. Non è detto che il leader ideale sia sempre la persona più anziana del gruppo. Orienta la tua scelta su qualcuno che sappia condurre un meeting con efficacia: una persona organizzata, che parla in pubblico con naturalezza e sappia tenere le redini della riunione.

Un altro segreto per un meeting senza intoppi è la delega delle responsabilità. Invita il moderatore a delegare certe attività, come elencare per iscritto i punti salienti del meeting qualora ci fossero problemi con la registrazione e gestire la sessione di domande e risposte.

Organizzare le riunioni all'orario migliore è fondamentale per assicurare una partecipazione numerosa. Molti usano i lunedì per rimettersi in pari, mentre di venerdì tanti vanno a casa prima o stanno già pensando ai programmi per il fine settimana. Se possibile, pianifica i meeting a metà settimana, a un orario tra le 10:00 e le 14:00. Ricordati di tenere conto dei partecipanti che si trovano in fusi orari diversi.

Il consiglio più utile su come stimolare la partecipazione a un meeting è comunicarlo con largo anticipo e inviare promemoria. Spiega con chiarezza la finalità del meeting e indica altrettanto chiaramente a che ora inizia e finisce.

• Una postazione di lavoro remota o da casa
• Una sede aziendale in un fuso orario diverso
• Un hotel, un aeroporto o una località all'estero

Ecco alcune semplici regole per presentazioni impeccabili durante le riunioni online:

• Usa termini descrittivi, in particolare in assenza di immagini
• Condividi lo schermo per mostrare informazioni importanti, report e metriche fondamentali
• Usa le slide per sottolineare i concetti, ma non leggere il testo che contengono
• Adotta uno stile conciso e spedito
• Evita distrazioni o interruzioni che potrebbero rendere il meeting poco scorrevole

Al termine del meeting, stimola la partecipazione con un dibattito a microfono aperto o una sessione di domande e risposte più strutturata.

Dopo aver concluso la riunione online, manda sempre un'e-mail di riepilogo a tutti i partecipanti, riassumendo i punti salienti della sessione ed eventuali conclusioni o decisioni che ne sono derivate. Se possibile, invia la registrazione o la trascrizione della chiamata.

Ora che hai compreso i vantaggi delle riunioni online, è arrivato il momento di pianificare, organizzare e condurre una sessione di videoconferenza coinvolgente e di successo.