O guia para reuniões online de sucesso

• Qual tipo de reunião online atende melhor às necessidades do seu grupo
• Quem deve conduzir e participar da reunião
• Quando planejar uma reunião para atingir o maior público possível
• Onde realizar a reunião
• Como organizar uma reunião online de sucesso

Antes de nos aprofundarmos nessas questões, vamos responder à pergunta mais importante: por quê?

• Facilitam a participação à distância, reduzindo os custos de viagem e o tempo de locomoção das pessoas envolvidas até o escritório.
• Oferecem registros completos, garantindo que todos tenham acesso à mesma mensagem para evitar falhas de comunicação.
• Permitem o fácil compartilhamento de informações com equipes ou departamentos inteiros, reduzindo a necessidade de reuniões repetidas e de acompanhamento.
• Possibilitam uma comunicação rápida, confiável e sob demanda com clientes e parceiros no mundo todo.

Reuniões somente por áudio

Reuniões por áudio autônomas são perfeitas para sessões rápidas que não demandam recursos de Wi-Fi, vídeo e compartilhamento de tela. Essas reuniões podem ser usadas para a discussão breve de alguns tópicos, o compartilhamento de notícias importantes sobre a empresa ou um alerta aos membros da equipe quanto a mudanças de protocolo. Registre os participantes de cada reunião para referência futura ou acompanhamento.

Videoconferências

Se suas reuniões online envolverem grupos pequenos e dispersos ou conexões pessoais com clientes, a inclusão de vídeo poderá ser de grande valor. As videoconferências proporcionam uma relação de comunicação e confiança melhor entre os participantes da reunião e fortalecem essa interação minimizando interpretações equivocadas de nuances e entonações.

Identificar a melhor pessoa para conduzir uma reunião pode ser um desafio. O líder ideal nem sempre é a pessoa mais experiente. Escolha um comunicador nato e organizado que saiba como conduzir e manter o foco das reuniões de maneira eficaz.

Delegar responsabilidades também é essencial para uma reunião fluida. Incentive o organizador a delegar tarefas específicas, como anotar os destaques da reunião para o caso de falhas na gravação e orientar a sessão de perguntas e respostas.

Definir o melhor horário para o agendamento de reuniões é fundamental para garantir uma participação considerável. Para muitos, as segundas-feiras são reservadas para sessões de acompanhamento. Já às sextas-feiras, as pessoas costumam começar a planejar o fim de semana e encerrar o expediente mais cedo. Sempre que possível, agende as reuniões no meio da semana, entre 10h e 14h, e considere os fusos horários dos participantes.

Os melhores conselhos sobre como incentivar a participação em reuniões são: informe os convidados com antecedência e envie lembretes. Informe sempre o propósito de cada reunião e os horários de início e término previstos.

• Uma estação de trabalho remota ou em casa
• Um local de trabalho em um fuso horário diferente
• Um hotel, aeroporto ou outro país

Confira a seguir algumas dicas para ajudá-lo a conduzir uma apresentação impactante:

• Adote uma linguagem descritiva, especialmente se não estiver usando recursos visuais
• Compartilhe informações vitais, relatórios e métricas importantes na tela
• Apresente slides para destacar certos pontos, mas evite lê-los
• Mantenha o foco e o ritmo ao transmitir informações
• Evite distrações ou interrupções que possam prejudicar o fluxo da reunião

Ao final da reunião, incentive a participação em uma discussão livre ou em uma sessão de perguntas e respostas mais estruturada.

Após o encerramento da reunião online, não deixe de enviar a todos os participantes um e-mail de acompanhamento. Recapitule os principais destaques da sessão e quaisquer conclusões ou decisões posteriores. Sempre que possível, compartilhe a gravação ou a transcrição da chamada.

Depois de compreender benefícios de reuniões online, você está preparado para planejar, organizar e realizar sessões de videoconferência envolventes e bem-sucedidas.