Todos sabemos que uma reunião bem-sucedida começa muito antes de os participantes entrarem na sala virtual. A preparação antes da reunião é essencial — não apenas para que o tempo de todos seja produtivo, mas também para estabelecer um tom colaborativo desde o início. Graças aos últimos recursos inteligentes do GoTo Meeting, agora é mais rápido, eficaz e fácil do que nunca se preparar para as reuniões.
Vamos detalhar como o GoTo Meeting pode elevar seu processo pré-reunião, do agendamento simplificado à colaboração proativa.
Uma única ferramenta de TI. Agendamento de reuniões e convites sem esforço
Chega de e-mails confusos e convites de agenda conflitantes. Com as integrações fluidas de calendário do GoTo Meeting, você pode agendar facilmente reuniões diretamente do Microsoft Outlook, do Google Calendar ou do seu aplicativo GoTo.
- Agendamento instantâneo: prepare reuniões únicas ou recorrentes com apenas alguns cliques.
- Convites automatizados: inclua opções de discagem e VoIP, tópicos de reunião, agendas e links personalizados de reunião em cada convite.
- Fuso horário inteligente: o GoTo Meeting detecta e sugere automaticamente os melhores horários para os participantes globais, mantendo todos em sincronia.
2. Colaboração antes da reunião e compartilhamento seguro de arquivos
A preparação não deve ser uma atividade individual! O GoTo Meeting prepara as equipes para colaborar antes mesmo da reunião começar.
- Anexe pautas de reuniões, documentos e apresentações diretamente no convite da reunião para que todos estejam preparados antes do horário.
- Permita ou restrinja a participação antes do anfitrião, um recurso que os participantes podem se conectar ou se preparar antes de você chegar.
- Compartilhe links e arquivos relevantes com segurança usando o bate-papo incorporado.
3 Verificação de conexão e dispositivo com um clique
Falhas técnicas podem atrapalhar uma reunião antes mesmo de ela começar. Com as ferramentas tecnológicas pré-sessão do GoTo Meeting, todos se sentirem confiantes e prontos.
- Testes de equipamentos antes da reunião: o GoTo Meeting oferece aos participantes uma verificação de áudio e vídeo com um clique, confirmando o funcionamento da câmera, dos alto-falantes e do microfone.
- Acesso baseado em navegador e aplicativo: participe pelo navegador, aplicativo para computador ou aplicativo móvel.
- Segurança e acessibilidade: as reuniões são criptografadas e oferecem legendas ocultas para que todos possam participar por completo.
04 Prepare o cenário para o sucesso
Quanto melhor a preparação, mais produtiva é a reunião. Com o GoTo Meeting, você pode:
- Enviar lembretes automáticos com monitoramento de RSVP
- Atribuir co-organizadores para gerenciar o processo e a logística da reunião
- Manter as reuniões recorrentes organizadas: todas as reuniões recorrentes mantêm seus próprios links e configurações dedicadas, para que as equipes saibam exatamente onde se reunir todas as vezes
Realize suas melhores reuniões com o GoTo Meeting
As reuniões modernas exigem mais do que uma simples chamada de vídeo. Com o GoTo Meeting, preparar sua próxima reunião fica mais inteligente, simples e seguro. Do agendamento e do compartilhamento antecipado de documentos importantes a inícios pontuais e fluidos, você prepara todos para participar informados, comprometidos e prontos para colaborar. Pronto para acabar com as incertezas na preparação de reuniões?