Tecnologia é o motor da produtividade e da inovação nas empresas. Mas um estudo recente revelou algumas estatísticas preocupantes: em média, as empresas perdem US$ 4.072 por funcionário por ano devido a problemas tecnológicos. Além disso, os funcionários passam quase três horas por semana lutando contra esses problemas, com os funcionários remotos sendo os mais afetados (queda de produtividade de 73%), em seguida vêm os funcionários híbridos (43% de queda) e, por fim, a equipe presencial (22% de queda).
Cientes desses desafios, as empresas precisam de uma abordagem estratégica para gerenciar a tecnologia, e parte dela é uma avaliação da infraestrutura de TI.
O que é uma avaliação de infraestrutura de TI?
Uma avaliação de infraestrutura de TI é uma análise abrangente do ambiente tecnológico da sua organização que envolve equipamentos e aparelhos, software, redes e o desempenho geral.
Os principais objetivos de uma avaliação de infraestrutura de TI são garantir eficiência, segurança e bom custo-benefício às suas operações de TI. Esse processo pode revelar possíveis deficiências e áreas de melhoria, ajudando você a tomar decisões mais coerentes sobre possibilidades de modernização e investimento.
Toda tecnologia tem um ciclo de vida: os computadores duram de 4 a 6 anos; os celulares, cerca de 2 a 3 anos; e os servidores, de 5 a 7 anos (às vezes mais). É importante saber quando uma tecnologia cruzou a linha que divide um ativo de um problema, seja por simplesmente parar de funcionar, não contar mais com suporte do fabricante ou não conseguir trabalhar com a versão mais recente dos seus aplicativos mais importantes.
Renovar uma infraestrutura de TI não é um evento pontual, mas uma atividade estratégica contínua. Cada componente precisa fazer parte de um ciclo de renovação gradual para que você tenha o melhor desempenho possível. Por isso, reunimos aqui algumas estratégias bem práticas para extrair o máximo dos seus equipamentos de TI com uma avaliação de infraestrutura de TI.
Pontos importantes de uma avaliação de infraestrutura de TI
1. Defina quais tecnologias são necessárias para você
Antes de analisar a tecnologia que você já tem, tente determinar as necessidades da sua empresa. Para clientes, podem ser interfaces intuitivas, plataformas de atendimento responsivas e serviços personalizados que só tecnologias conseguem oferecer. Para sua equipe, podem ser ferramentas de gestão de projetos, como o Monday ou o Asana, ferramentas de suporte remoto, como GoTo Resolve ou o LogMeIn Rescue, e plataformas de comunicação, como o GoTo Connect ou o Slack. Entendendo essas necessidades, você consegue criar uma estrutura teórica para comparar a eficiência da sua infraestrutura atual com um ponto de referência e decidir se sua estrutura oferece, ou pode vir a oferecer, uma vantagem competitiva.
2. Identifique deficiências na infraestrutura
Ao analisar sua estrutura tecnológica, é preciso ter olhar crítico. Ela faz o que se espera dela? Ela ajuda na competitividade da sua empresa? Os funcionários estão satisfeitos e produtivos? Se a resposta for "não", você precisa identificar deficiências específicas na sua infraestrutura que estão diretamente ligadas a possíveis prejuízos, gargalos operacionais e perda de tempo na empresa. Detectar esses problemas ajudará a embasar suas propostas de modernização aos supervisores.
3. Determine se sua rede é eficiente
Hoje em dia, ter uma rede robusta e de alto nível é fundamental. Você tem largura de banda suficiente? Acontecem atrasos no tráfego de dados ou problemas de armazenamento e comunicação? Uma rede sólida promove fluxo de dados ininterrupto e comunicação fluida, enquanto uma rede ineficiente traz obstáculos, como interrupção de fluxos de trabalho e possível perda de oportunidades. Em última análise, a qualidade da rede tem grande impacto na eficiência operacional e competitividade no mercado.
4. Avalie os sistemas de TI atuais
Visualize de modo global seus sistemas de TI atuais, incluindo componentes de hardware, aplicativos e programas, arquitetura de rede e desempenho geral dos sistemas. Essa avaliação envolve uma análise das condições dos equipamentos, do inventário de softwares e de métricas de desempenho críticas, como tempo de atividade de sistema, tempo de resposta, latência de rede, taxa de transferência de dados, taxas de erro, utilização de recursos e satisfação do usuário. Além disso, entenda melhor a experiência da sua equipe — como a tecnologia ajuda nas tarefas? É intuitiva? Que melhorias os funcionários sugerem? Essas informações podem dar a você uma ideia melhor dos pontos fortes e dos pontos a melhorar da sua estrutura de TI.
5. Avalie o custo de propriedade total de novas tecnologias
Muitos departamentos de TI só analisam os custos diretos da compra de uma tecnologia. Mas uma pesquisa concluiu que esses custos representam apenas 20% do custo real total de uma solução tecnológica. Todos os custos indiretos (treinamento, ociosidade, manutenção etc.) normalmente nem são considerados no orçamento. Por isso, as empresas são pegas de surpresa mais adiante com um impacto importante no seu resultado financeiro. É essencial levar em conta custos diretos e indiretos para determinar o custo total de propriedade (TCO). Você também deve considerar fatores como se há políticas de consumerização de TI (BYOD) ou se você está se decidindo entre estrutura local ou soluções em nuvem. O grande ponto é entender de forma global os custos que não aparecem na etiqueta para determinar se vale a pena investir em uma tecnologia no longo prazo.
6. Elabore um plano de redundância/recuperação de desastres
Analise a capacidade de back-up e redundância da sua infraestrutura atual. Se você tem equipamentos antigos, é possível que não haja recursos de duplicação de dados e armazenamento virtual que as tecnologias atuais oferecem. Por isso, na hora de pensar em trocar as tecnologias, procure saber o que cada uma oferece em caso de desastres ou paralisações.
7. Preserve a segurança e a conformidade de dados
Tenha uma postura inflexível com a segurança e a conformidade dos dados organizando e protegendo os dados com criptografia, controles de acesso, auditorias de rotina e gestão de permissões do usuário. Promova em sua equipe uma cultura que se preocupa com a segurança por meio de treinamento completo, garantindo que todos conheçam as melhores práticas. E, é claro, use ferramentas especializadas para detectar e reagir a possíveis ameaças o quanto antes.
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