Tutti sanno che una riunione di successo ha inizio ben prima che i partecipanti entrino nella stanza virtuale. La fase di preparazione alla riunione è essenziale, non solo per rendere produttivo il tempo dei partecipanti, ma anche per impostare un tono collaborativo fin dall’inizio. Grazie alle ultime funzionalità intelligenti di GoTo Meeting, prepararsi per una riunione è ora più veloce, più facile e più efficace che mai.
Vediamo come GoTo Meeting può migliorare il processo di preparazione alle riunioni, dalla pianificazione semplificata alla collaborazione proattiva.
Uno. Pianificazione e inviti semplici
Dì addio alle e-mail confuse e agli inviti sovrapposti sul calendario. Grazie alle integrazioni di GoTo Meeting con il calendario, puoi programmare facilmente le riunioni direttamente da Microsoft Outlook, Google Calendar o dalla tua app GoTo.
- Pianificazione immediata: imposta riunioni singole o ricorrenti con pochi clic.
- Inviti automatici: includi in ogni invito opzioni telefoniche e VoIP, gli argomenti delle riunioni, l’ordine del giorno e collegamenti personalizzati alle riunioni.
- Fuso orario intelligente: GoTo Meeting rileva automaticamente gli orari e suggerisce i migliori per i partecipanti in tutte le parti del mondo, per mantenere tutti sincronizzati.
Passaggio 2. Collaborazione pre-riunione e condivisione sicura dei file
La preparazione non dovrebbe essere un’attività solitaria! GoTo Meeting permette ai team di collaborare anche prima dell’inizio di una riunione.
- Allega l’ordine del giorno, i documenti e le presentazioni direttamente all’interno del tuo invito alla riunione, in modo che tutti siano pronti prima dell’orario di inizio.
- Abilita o limita l’accesso alla riunione prima dell’entrata dell’organizzatore, per permettere ai partecipanti di fare networking o di prepararsi insieme prima che ti unisca alla riunione.
- Condividi link e file importanti in modo sicuro tramite la chat integrata.
3 Controlli di connessione e dei dispositivi con un solo clic
I problemi tecnici possono rovinare una riunione addirittura prima che inizi. Gli strumenti tecnici pre-sessione di GoTo Meeting aiutano tutti a sentirsi pronti e sicuri.
- Test dell’attrezzatura pre-riunione: GoTo Meeting offre ai partecipanti un controllo dell’audio e del video con un solo clic, per assicurarsi che la videocamera, gli altoparlanti e il microfono siano pronti.
- Accesso tramite browser e app: partecipa tramite browser web, app desktop o app per dispositivi mobili.
- Sicurezza e accessibilità: le riunioni sono criptate e offrono sottotitoli per consentire a tutti un pieno coinvolgimento.
4° Prepara il terreno per il successo
Una riunione ben preparata è una riunione produttiva. GoTo Meeting ti permette di:
- Inviare promemoria automatici e ottenere il tracciamento degli RSVP
- Nominare dei co-organizzatori per aiutare a gestire il flusso e la logistica della riunione
- Mantenere organizzate le riunioni ricorrenti: tutte le riunioni ricorrenti conservano il proprio link e le stesse impostazioni, in modo che i team sappiano esattamente dove incontrarsi ogni volta
Organizza le riunioni migliori di sempre con GoTo Meeting
Le riunioni moderne richiedono più di una semplice videochiamata. Con GoTo Meeting, preparare la tua prossima riunione è più intelligente, più semplice e più sicuro. Dal pianificare e condividere i documenti chiave in anticipo fino a iniziare la riunione con puntualità e senza intoppi: permetterai a tutti di presentarsi informati, coinvolti e pronti a collaborare. Cosa aspetti a eliminare le incertezze dalla preparazione alle riunioni?