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Su guía para reuniones en línea exitosas

El quién, el qué, el dónde, el cuándo y el cómo de las reuniones en línea exitosas y productivas

Guía para reuniones en línea

Después de mucha previsión, su empresa ha invertido en una herramienta de reuniones en línea. Tiene muchas ganas de alojar la primera reunión en línea pero, antes de lanzarse a ello, es importante que considere unos factores cruciales. Nuestra guía paso a paso responde el quién, el qué, el dónde, el cuándo y el cómo de las reuniones en línea exitosas y productivas. Le explicaremos:

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  • Qué tipo de reunión en línea encaja mejor con las necesidades de su grupo
  • Quién debe dirigir la reunión y quién debe asistir a ella
  • Cuándo planificar una reunión para conseguir que el máximo número de asistentes pueda unirse
  • Dónde organizar la reunión
  • Cómo realizar una reunión en línea exitosa

Antes de pasar a estas preguntas, vamos a contestar la pregunta más importante: ¿por qué?

¿Por qué elegir el formato de una reunión en línea?

Si los altos cargos no están seguros de si merece la pena invertir en las reuniones en línea, remarque las ventajas de las videoconferencias. Reuniones en línea:

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  • Facilite la participación a distancia y reduzca los costes en desplazamientos y el tiempo que necesitan las personas para llegar a la oficina.
  • Proporcione una grabación de toda la reunión sin cortes y sin los problemas de comunicación de los participantes de la reunión.
  • Permita que se comparta la información fácilmente con todo un equipo o con un departamento entero, de esta forma se reducirán las repeticiones innecesarias y las reuniones de seguimiento.
  • Facilite la comunicación rápida, fiable y bajo demanda con clientes y socios de todo el mundo.

¿Qué tipo de reunión en línea se ajusta mejor a sus necesidades?

Decida qué tipo de reunión en línea se ajusta mejor a su agenda:

Reuniones con audio solamente

Las reuniones solo con audio son perfectas para sesiones rápidas que no necesitan mucha capacidad Wi-Fi, vídeo ni el uso de pantalla compartida. La reunión puede organizarse para comentar solo algunos temas, dar noticias sobre la empresa o informar de un cambio de protocolo a los miembros del equipo. Anote quién asiste a la reunión para mantener un registro para futuras referencias o seguimientos.

Videoconferencias

Si la reunión es con un grupo pequeño y disperso o si se trata de una reunión cara a cara virtual con un cliente, puede resultar muy interesante añadir vídeo a la reunión en línea. Las videoconferencias mejoran la relación y la confianza entre los participantes de la reunión y refuerzan la comunicación al mismo tiempo que eliminan los malentendidos provocados por leer incorrectamente o interpretar mal un matiz o tono.

¿Quién debe dirigir una reunión en línea?

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Encontrar la mejor persona para que realice la reunión es todo un reto. La persona ideal no siempre será la más veterana de la sala. Elija a alguien que sepa cómo conducir una reunión de manera eficaz, una persona organizada, acostumbrada a hablar en público y que dirigirá la reunión según lo planeado.

Delegar responsabilidades también es clave para que una reunión fluya correctamente. Anime al presentador a que delegue tareas, como escribir los puntos importantes de la reunión por si ocurre algún problema con la grabación y repartir la sección de preguntas y respuestas.

¿Cuándo es el mejor momento para una reunión en línea?

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Elegir una buena hora para las reuniones es crucial si se quiere conseguir la máxima asistencia. Normalmente, los lunes son días que muchos dedican a ponerse al día, y los viernes la mayoría regresa a casa antes o ya están pensando en los planes para el fin de semana. Siempre que sea posible, programe la reunión a mediados de semana y entre las 10 de la mañana y las 2 de la tarde. Asegúrese de tener en cuenta a los asistentes que se encuentran en diferentes zonas horarias.

Lo mejor para animar a la gente a participar en una reunión es darles tiempo suficiente para que puedan organizarse para asistir y mandar recordatorios. Sea claro con el objetivo de la reunión y remarque la hora prevista de inicio y de finalización de la reunión.

¿Dónde se debe llevar a cabo la reunión en línea?

El mejor sitio para las reuniones en línea es una sala tranquila con espacio para su equipo y una pared blanca como fondo. Anime a los participantes de la reunión a encontrar un lugar tranquilo y adecuado, y recuérdeles que deben silenciar sus micros a menos que estén hablando. Tenga en cuenta que los asistentes pueden estar uniéndose a la reunión desde:

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  • Un puesto de trabajo remoto o desde su hogar
  • Una ubicación de trabajo en una zona horaria diferente
  • Un hotel, un aeropuerto o una ubicación en el extranjero

¿Cómo realizar una reunión en línea exitosa?

Disponga de un orden del día claro que pueda seguir durante la reunión en línea. Explique los objetivos de la reunión y divida la sesión en varias partes. Determine cómo expresar la información de una forma organizada y prepare con antelación el material que va a utilizar.

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Aquí encontrará unos cuantos consejos que le ayudarán a realizar una presentación excelente:
  • Sea muy descriptivo, especialmente si no utiliza elementos visuales como apoyo
  • Comparta a través de la pantalla información importante, informes y datos clave
  • Utilice una presentación de diapositivas para resaltar puntos clave, pero no se dedique únicamente a leerla
  • La información debe ser clara y concisa
  • Evite distracciones e interrupciones que puedan ralentizar el ritmo de la reunión

Al final de la reunión, anime a la participación en un debate con micro abierto o en una sesión estructurada de preguntas y respuestas.

Después de terminar la reunión en línea, envíe un correo electrónico de seguimiento a todos los asistentes. Resuma la sesión con las ideas clave y con cualquier conclusión o decisión que se haya tomado. Siempre que sea posible, envíe una grabación o transcripción de la llamada.

Ahora que entiende los beneficios de las reuniones en línea, ya está listo para planificar, organizar y realizar una sesión de videoconferencia exitosa.

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Con GoToMeeting, puede realizar presentaciones, hacer demostraciones de productos, realizar una lluvia de ideas con compañeros y compartir de forma segura información online confidencial desde cualquier lugar y a cualquier hora. Las reuniones en línea pueden ser solo entre dos personas o pueden reunirse varios asistentes a la vez.

Presentaciones: muestre las diapositivas a los asistentes y reduzca los costes derivados de los desplazamientos.

Demostraciones: muestre a los clientes cómo funciona su producto e invítelos a que vean una demostración en tiempo real, sin importar si se encuentran en su misma ciudad o a mucha distancia.

Trabajo conjunto: tenga reuniones en línea con compañeros para compartir, editar y hablar sobre un documento. Ceda el control de la presentación a cualquier asistente.

Regístrese y consiga la prueba gratuita ahora. Después de realizar una breve configuración automática, podrá empezar a utilizarlo inmediatamente.

No. Se puede tener una reunión en línea desde cualquier ordenador (e incluso desde un dispositivo móvil) siempre que disponga de conexión a internet. Solo debe iniciar sesión con el correo electrónico vinculado a su cuenta y con su contraseña en www.gotomeeting.com.

Celebre una reunión programada: encontrará las reuniones programadas en la lista Mis reuniones y solo deberá hacer clic en el botón Iniciar reunión que encontrará al lado de la reunión que desee empezar.

Celebre una reunión instantánea: haga clic en el botón Alojar reunión y, a continuación, haga clic en el botón Reunirse ahora. Su reunión empezará de manera inmediata. En el panel de control, haga clic en el botón Invitar a otros para invitar a otras personas a la reunión. Aparecerá una ventana con las instrucciones para unirse a la reunión y podrá enviarlas por correo electrónico, mensaje o explicarlas por teléfono a los asistentes.

Para programar una reunión: haga clic en el botón Organizar una reunión y, a continuación, haga clic en el botón Programar reunión. Rellene la información de la reunión y haga clic en el botón Programar. Se enviará automáticamente una invitación de la reunión por correo electrónico.

Desde un PC
Hay muchas formas de iniciar una reunión improvisada con un solo clic:
  • Haga doble clic en el icono de la bandeja del sistema de GoToMeeting.
  • Haga clic en el botón Reunirse ahora que está integrado con Microsoft Outlook y con otras aplicaciones de mensajería instantánea.
  • Después de iniciar sesión en la página web de GoToMeeting, puede iniciar las reuniones programadas haciendo un solo clic en la página Mis reuniones.

Desde un Mac
Haga clic en el icono de GoToMeeting y, a continuación, haga clic en el botón Reunirse ahora. La reunión comenzará y los paneles de control de GoToMeeting del organizador aparecerán en el lado derecho del escritorio.

Desde un PC
Para programar una reunión con antelación, haga clic con el botón secundario en el icono de GoToMeeting de la bandeja del sistema que encontrará en la parte inferior derecha de la pantalla, seleccione Programar una reunión... introduzca la información de su cuenta para iniciar sesión y haga clic el botón Iniciar sesión. A continuación, introduzca la información de la reunión en el cuadro de diálogo Programar reunión y haga clic en el botón Programar.

Recibirá una notificación para confirmar que la reunión se ha programado. Si utiliza Microsoft Outlook, se generará un recordatorio de la reunión y aparecerá la opción de invitar a participantes a través de un evento de Outlook Calendar.

Desde un Mac
Para programar una reunión con antelación, haga clic en el icono de GoToMeeting del escritorio, seleccione Programar una reunión, introduzca la información de su cuenta para iniciar sesión y haga clic en el botón Iniciar sesión. A continuación, introduzca la información de la reunión en el cuadro de diálogo Programar reunión y haga clic en el botón Programar. Recibirá una notificación para confirmar que la reunión se ha programado.

Desde un PC
Para programar una reunión en línea periódica, haga clic con el botón secundario en el icono de GoToMeeting de la bandeja del sistema que encontrará en la parte inferior derecha de la pantalla, seleccione Programar una reunión... introduzca la información de su cuenta para iniciar sesión y haga clic el botón Iniciar sesión. A continuación, en el cuadro de diálogo Programar reunión, haga clic en la opción Reunión recurrente. De esta forma, se desactivarán los ajustes de programación y permanecerá abierta y disponible en Mis reuniones hasta que la elimine. Haga clic en el botón Programar.

Recibirá una notificación para confirmar que la reunión se ha programado. Si utiliza Microsoft Outlook, se generará un recordatorio de la reunión y aparecerá la opción de invitar a participantes a través de un evento de Outlook Calendar.

Desde un Mac
Para programar una reunión recurrente, haga clic en el icono de GoToMeeting del escritorio, seleccione Programar una reunión, introduzca la información de su cuenta para iniciar sesión y haga clic en el botón Iniciar sesión. A continuación, en el cuadro de diálogo Programar reunión, haga clic en la opción Reunión recurrente. De esta forma, se desactivarán los ajustes de programación y permanecerá abierta y disponible en Mis reuniones hasta que la elimine. Haga clic en el botón Programar. Recibirá una notificación para confirmar que la reunión se ha programado.

Desde un PC
Para iniciar una reunión programada con antelación, haga clic con el botón secundario en el icono de GoToMeeting de la bandeja del sistema, seleccione Mis reuniones, introduzca la información de su cuenta para iniciar sesión y haga clic el botón Iniciar sesión. A continuación, en el cuadro de diálogo Mis reuniones programadas, seleccione la reunión que desee realizar y haga clic en Iniciar.

Desde un Mac
Para iniciar una reunión programada con antelación, haga clic en el icono de GoToMeeting del escritorio, seleccione Mis reuniones, introduzca la información de su cuenta para iniciar sesión y haga clic en el botón Iniciar sesión. A continuación, en el cuadro de diálogo Mis reuniones – GoToMeeting, seleccione la reunión que desee realizar y haga clic en Iniciar.

GoToMeeting se integra con Microsoft Outlook y otras aplicaciones populares de correo electrónico y de mensajería instantánea, por lo tanto, es posible iniciar o programar reuniones con ellas.
En el menú Archivo, seleccione Guardar registro de conversaciones... Se abrirá la opción "Guardar registro de conversaciones en un archivo" y podrá almacenarlo localmente.

Desde un PC
La persona encargada de realizar la reunión puede compartir una sola aplicación si hace clic con el botón secundario en el icono del panel de control y, a continuación, selecciona la aplicación que se va a compartir en la lista de aplicaciones que aparecen.

Desde un Mac
Recomendamos cerrar cualquier aplicación que no desee compartir antes de iniciar el uso compartido de pantalla porque la opción para limitar lo que se comparte aún no está disponible para los usuarios de Mac.

Hay que activar la opción de compartir pantalla después de iniciar una reunión, ya que GoToMeeting empieza la reunión con esa opción apagada para evitar que los participantes que se conectan antes de tiempo vean la presentación.

Para activar el Uso compartido de pantalla, haga clic en Mostrar pantalla en el panel de control del organizador.

Si después de activar la opción, los asistentes siguen sin ver la pantalla, contacte con la Asistencia técnica.

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