Su guía para reuniones en línea exitosas

• Qué tipo de reunión en línea encaja mejor con las necesidades de su grupo
• Quién debe dirigir la reunión y quién debe asistir a ella
• Cuándo planificar una reunión para conseguir que el máximo número de asistentes pueda unirse
• Dónde organizar la reunión
• Cómo realizar una reunión en línea exitosa

Antes de pasar a estas preguntas, vamos a contestar la pregunta más importante: ¿por qué?

• Facilite la participación a distancia y reduzca los costes en desplazamientos y el tiempo que necesitan las personas para llegar a la oficina.
• Proporcione una grabación de toda la reunión sin cortes y sin los problemas de comunicación de los participantes de la reunión.
• Permita que se comparta la información fácilmente con todo un equipo o con un departamento entero, de esta forma se reducirán las repeticiones innecesarias y las reuniones de seguimiento.
• Facilite la comunicación rápida, fiable y bajo demanda con clientes y socios de todo el mundo.

Reuniones con audio solamente

Las reuniones solo con audio son perfectas para sesiones rápidas que no necesitan mucha capacidad Wi-Fi, vídeo ni el uso de pantalla compartida. La reunión puede organizarse para comentar solo algunos temas, dar noticias sobre la empresa o informar de un cambio de protocolo a los miembros del equipo. Anote quién asiste a la reunión para mantener un registro para futuras referencias o seguimientos.

Videoconferencias

Si la reunión es con un grupo pequeño y disperso o si se trata de una reunión cara a cara virtual con un cliente, puede resultar muy interesante añadir vídeo a la reunión en línea. Las videoconferencias mejoran la relación y la confianza entre los participantes de la reunión y refuerzan la comunicación al mismo tiempo que eliminan los malentendidos provocados por leer incorrectamente o interpretar mal un matiz o tono.

Encontrar la mejor persona para que realice la reunión es todo un reto. La persona ideal no siempre será la más veterana de la sala. Elija a alguien que sepa cómo conducir una reunión de manera eficaz, una persona organizada, acostumbrada a hablar en público y que dirigirá la reunión según lo planeado.

Delegar responsabilidades también es clave para que una reunión fluya correctamente. Anime al presentador a que delegue tareas, como escribir los puntos importantes de la reunión por si ocurre algún problema con la grabación y repartir la sección de preguntas y respuestas.

Elegir una buena hora para las reuniones es crucial si se quiere conseguir la máxima asistencia. Normalmente, los lunes son días que muchos dedican a ponerse al día, y los viernes la mayoría regresa a casa antes o ya están pensando en los planes para el fin de semana. Siempre que sea posible, programe la reunión a mediados de semana y entre las 10 de la mañana y las 2 de la tarde. Asegúrese de tener en cuenta a los asistentes que se encuentran en diferentes zonas horarias.

Lo mejor para animar a la gente a participar en una reunión es darles tiempo suficiente para que puedan organizarse para asistir y mandar recordatorios. Sea claro con el objetivo de la reunión y remarque la hora prevista de inicio y de finalización de la reunión.

• Un puesto de trabajo remoto o desde su hogar
• Una ubicación de trabajo en una zona horaria diferente
• Un hotel, un aeropuerto o una ubicación en el extranjero

Aquí encontrará unos cuantos consejos que le ayudarán a realizar una presentación excelente:

• Sea muy descriptivo, especialmente si no utiliza elementos visuales como apoyo
• Comparta a través de la pantalla información importante, informes y datos clave
• Utilice una presentación de diapositivas para resaltar puntos clave, pero no se dedique únicamente a leerla
• La información debe ser clara y concisa
• Evite distracciones e interrupciones que puedan ralentizar el ritmo de la reunión

Al final de la reunión, anime a la participación en un debate con micro abierto o en una sesión estructurada de preguntas y respuestas.

Después de terminar la reunión en línea, envíe un correo electrónico de seguimiento a todos los asistentes. Resuma la sesión con las ideas clave y con cualquier conclusión o decisión que se haya tomado. Siempre que sea posible, envíe una grabación o transcripción de la llamada.

Ahora que entiende los beneficios de las reuniones en línea, ya está listo para planificar, organizar y realizar una sesión de videoconferencia exitosa.