Todos sabemos que el éxito de una reunión empieza mucho antes de que los asistentes entren en la sala virtual. La preparación previa es esencial, no solo para hacer un uso productivo del tiempo de todos, sino también para establecer un tono de colaboración desde el principio. Gracias a las últimas funciones inteligentes de GoTo Meeting, preparar reuniones ahora es más rápido, fácil y eficaz que nunca.
Le explicamos cómo GoTo Meeting puede elevar la preparación previa de una mera programación optimizada a una colaboración proactiva.
10 Programación de reuniones e invitaciones sin esfuerzo
Diga adiós a unas cadenas de correos electrónicos que no hacen más que aumentar la confusión y a las invitaciones de calendario incompatibles. Gracias a la perfecta integración con el calendario de GoTo Meeting, podrá programar reuniones directamente desde Microsoft Outlook, Google Calendar o su GoTo App.
- Programación instantánea: organice reuniones puntuales o periódicas en unos pocos clics.
- Invitaciones automáticas: incluya opciones de marcación y VoIP, temas de reunión, órdenes del día y enlaces personalizados en cada invitación.
- Zona horaria inteligente: GoTo Meeting detecta automáticamente y sugiere las mejores horas para los distintos participantes de todo el mundo, manteniéndolos a todos sincronizados.
Paso 2. Colaboración previa a la reunión y compartición segura de archivos
¡La preparación no debe ser una actividad en solitario! GoTo Meeting permite a los equipos colaborar incluso antes de que comience la reunión.
- Adjunte órdenes del día, documentos y presentaciones directamente en la invitación a la reunión, para que todo el mundo esté preparado antes de la hora de inicio.
- Active o restrinja la opción de unirse antes de ser anfitrión, para que los asistentes puedan trabajar en red o prepararse juntos mientras usted sigue uniéndose.
- Comparta enlaces y archivos relevantes de forma segura a través del chat integrado.
3x Dispositivo con un solo clic y comprobaciones de conexión
Los fallos técnicos pueden hacer fracasar una reunión antes de que empiece. Las herramientas tecnológicas previas a la sesión de GoTo Meeting ayudan a todo el mundo a sentirse seguro y preparado.
- Pruebas del equipo antes de la reunión: GoTo Meeting ofrece a los asistentes una comprobación de audio y vídeo con un solo clic, para saber que la cámara, los altavoces y el micrófono están listos.
- Acceso mediante navegador y aplicación: únase a través del navegador web, la aplicación de escritorio o la aplicación móvil.
- Seguridad y accesibilidad: las reuniones están codificadas y ofrecen subtítulos para que todo el mundo pueda participar.
N.º 4 Prepare el terreno para el éxito
Una reunión bien preparada es una reunión productiva. GoTo Meeting le permite:
- Enviar recordatorios automáticos y recibir el seguimiento de las confirmaciones de asistencia
- Asignar coorganizadores que ayuden a gestionar el flujo y la logística de la reunión
- Mantener organizadas las reuniones periódicas: todas las reuniones periódicas conservan su enlace y configuración específicos, para que los equipos sepan exactamente dónde reunirse cada vez.
Organice sus mejores reuniones hasta la fecha con GoTo Meeting
Las reuniones actuales exigen más que una simple videollamada. Con GoTo Meeting, preparar su próxima reunión es más inteligente, más sencillo y más seguro. Gracias a la programación, la compartición anticipada de documentos clave y la garantía de un arranque sencillo y puntual, todos los asistentes se presentarán informados, comprometidos y listos para colaborar. ¿Está a punto para eliminar las conjeturas en la preparación de reuniones?